行文用語，即公文行文時，未表示目的、期望、核准、駁回、附送文件等之專門述語。
(一)起首語：所謂「起首語」，就是公文的發語詞。
１、一般公文常用「關於」、「有關」、「查」、「按」。例如：「關於市區內公共安全問題，經本人調查結果如下：」、「查部分醫療院所經常向勞保被保險人收購勞保門診單，....」。
２、檢附某項文件時，常用「函送」、「檢送」、「訂頒」等作為起首。
(二)引敘語：所謂「引敘語」，就是公文敘案時之助語。
１、一般公文常用「奉」、「准」、「據」、「查」。例如：「奉行政院院長指示」、「准貴部○○年○○月○○日○○○字第○○○號函」、「據報載，」、「據查各機關學校仍有未依規定採用公開招標，....」。
２、引用其他機關某件公文中的一句話，常用「略以(或略謂)」。例如：「人事局00年00月00日○○○字第0000000000號略以，本年農曆春節假期，係自元月00日至2月00日止，......」。
(三)經辦語：所謂「經辦語」，就是公文處理經過之用語，常用「已」、「經」、「業已」、「業經」。例如：「為維護公共安全，行政院已成立....」、「台端申請上開礦區，經本局按址投郵....」、「所需款項，業已先行墊撥....」、「關於供應磁土問題，業經本局分函辦理....」。
(四)准駁語：所謂「准駁語」，就是審核規定或答復請求之用語，當許可時，常用「應予照准」或「符合規定」，不可用「似無不可」、「尚且同意」；當不許可時，常用「不合規定」、「與規定不符」，不可用「不盡相同」、「歉難同意」。例如：「台端申請事項，符合規定」、「台端函請醫師檢覈，與規定不符」。
(五)除外語：所謂「除外語」，就是公文轉折之用語，常用「除....外」、「遇....時」、「必要時」、「但」、「惟」。例如：「本案除責成警察單位迅速偵辦外，並請多加珍重....」、「遇颱風來臨時，請依照規定上班、上學....」、「請按前項規定辦理，必要時可先行......」、「傳真公文以......為限，但左列公文，非經核准不得傳真。」、「各校仍可繼續辦理校外活動，惟應注意....」。
(六)附記語：所謂「附記語」，就是附有文件之用語，常用「附『○○○(文件名)』0份」。例如：附「機關公文電子文件作業辦法」0份。
起首語
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查、關於
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通用
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盡量少用
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制定、訂立、修正、廢止
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公布法令使用
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特任、特派、任命、派、玆派、玆聘、僱
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任用人員使用
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下行文
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經辦語
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遵經
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對上級機關用
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上行文
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已經辦理
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遵即
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同上
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上行文
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已經立即辦理
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業經
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通用
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業經辦理
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均經
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通用
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均已經辦
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當經
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通用
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當時即辦
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迭經
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通用
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屢次經辦
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旋經
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通用
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其後不久即辦
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核准或同意或駁回語
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應予照准
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機關對人民申請函同意時用之，或對下級機關核准時用之。
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平行文
下行文
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准予照辦、准予備查
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機關對人民申請函同意時用之，或對下級機關核准時用之。
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下行文
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未便照辦、礙難照准、應從緩議、應予不准、應予駁回
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對下級機關來文之請求不准時使用。
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下行文
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應予駁回須列舉駁回之理由或法令。
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敬表同意、同意照辦
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對平行機關來文表示同意時使用
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平行文
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歉難同意、礙難同意、無法照辦、不能同意辦理
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對平行機關來文表示不同意時使用
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下行文
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|
引述語
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奉
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接獲上級機關來文，於引述時使用。
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|
盡量少用
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准
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接獲平行機關來文，於引述時使用。
|
|
盡量少用
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據
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接獲下級機關來文，於引述時使用。
|
|
盡量少用
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奉悉
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接獲上級機關來文，於引述完畢時使用。
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例：鈞部○年○月○日第○號函奉悉
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敬悉
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接獲平行文，於引述完使用。
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|
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已悉
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接獲下級機關來文，於引述完時使用。
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|
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引述語
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復……函
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於復文時使用
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例：復貴局○年○月○日○字第○號函
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引述語
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依據或根據……辦理
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陳述告知辦理之依據時使用
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例：依據 大部○年○月○日○字第○號函辦理。
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………
諒蒙鈞鑒(察)
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對上級機關發文後再繼續行文時使用。
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上行文
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例：本部○年○月○日○字第○號函諒蒙鈞鑒
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………
諒達、計達
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對平行或下級機關發文後，再繼續行文使用。
|
平行文或
下行文
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計達：計算時日公文應已到達。
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期望及目的語
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希、希照辦
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對下級機關有所期望時使用
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下行文
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平行文偶用之，但應避免。
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請
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對受文者有所請求或期望時使用。
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平行文或上行文
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下行文亦可用之。
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轉行
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對下級機關希望將本文輾轉發行(轉行)下去時使用。
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多屬下行文
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下級機關向上級機關報核公務，請求上級機關轉行其他單位亦偶用。
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鑒核
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對上級機關使用
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上行文
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請鑒察考核 。
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核示
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同上
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上行文
|
考核後請指示，以便遵行。
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核備、查照
|
同上
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上行文
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考核後，留存備查。
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查照、查照辦理、查照見復、查明見復復。
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對平行機關使用
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平行文
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查照意即「使其知悉」。
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希查照、希照辦、希辦理見復。
|
對下級機關使用
|
下行文
|
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請示語
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是否可行、是否有當、可否之處
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通用
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|
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除外語
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除………外
除………暨………外
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通用
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|
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抄送語
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抄送
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對平行機關使用
|
平行文
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附件語
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抄發
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對下級機關使用
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下行文
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附、附送、檢附、檢送
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公文有附件時，對平行或下級機關使用。
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平行文或下行文
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附陳、檢陳
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公文有附件時，對上級機關使用
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上行文
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結述語
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謹呈
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對總統簽使用
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上行文
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謹陳、敬陳、右陳
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於簽末使用
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上行文
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此敬、此上
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於便箋使用
|
|
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一、【查】：
常用於起首，當起首語，尤見於獎狀類。
例如：
查本校五年甲班楊○○同學
參加○年度全校書法比賽榮獲
第一名特頒獎狀以資鼓勵
註：獎狀類無標點符號。
二、【關於】：
常用於起首，當起首語。
例如：
主旨：關於 台端建議加強學校人倫教育一案….。
三、【制定】：
若用於公布法令，必須放在開頭。
例如：
主旨：制定「國防法」一份，…。
四、【訂定】：
若用於公布行政命令，必須放在開頭。
例如：
主旨：訂定「台中市立圖書館圖書館外借使用要點」一份…。
五、【修正】：
若用於修正法令，必須放在開頭。
例如：
主旨：修定「商業登記法」第○條、第○條及第○條…。
六、【廢止】：
若用於廢止法令，必須放在開頭。
例如：
主旨：廢止「動員戡亂時期立法委員選舉辦法」…。
七、【特任】：
為任用人員用語。
例如：
主旨：特任高○○為台灣省第○屆省主席…。
八、【特派】：
為任用人員用語。
例如：
主旨：特派王○○為○特種考試台灣省及福建省基層公務員考試典試委員長。
九、【任命】：
為任用人員用語。
例如：
主旨：任命張○○、李○○、林○○為荐任公務人員。
十、【茲聘】：
為任用人員用語。
例如：
主旨：茲聘陳○○為總統府資政…。
十一、【貴】：
甲、為有或無隸屬關係上級對下級適用。
例如：
行政院 函
受文者：○○政府
主旨：請 貴府自明
(九○) 年度加強推動…。
乙、為無隸屬關，不管上下級平行關係均適用。
例如：
○○縣政府 函
受文者：○○鎮農會
主旨：關於 貴會○年○月份理事會議…。
十二、【貴機關；貴單位】：
當同時行文數個不同機關，涵蓋「鈞」、「貴」，甚至 「大」，或是同時混有「局」、「科」、「室」、「處」， 或是公、私單位相混時適用。
例如：
南投縣政府 函
受文者：本縣各鄉鎮市農會、各鄉鎮市公所、本府各局科室
主旨：本縣訂於5用20日 (星期三)下午2:00假縣立文化中心演講廳舉辦心靈座
談會一場次，屆時請 貴機關派員…。
十三、【鈞】：
有隸屬關係下級對上級適用。
例如：
台中縣政府 函
受文者：行政院
主旨：鈞院函囑本府查復…。
十四、【大】：
無隸屬關係下級對上級適用，
例如：
台北縣政府 函
受文者：監察院
主旨：有關 大院於87年3月6日考察本府時所囑…。
十五【本】：
機關或單位之自稱適用。
例如：
新竹市環保局 函
受文者：行政院環保署
主旨：檢送本局90年1月…。
十六、【鈞長；鈞座】：
屬下對上級長官適用，常見於簽。
例如：
簽 於民國89年9月3 教育局
主旨：本縣擇訂於9月10日舉辦 第十屆全縣運會，屆時擬請 鈞長撥冗主持開
幕儀式及觀禮等，…。
十七、【職】：
屬下自稱 (字體宜小些) 適用常見於簽。
例如：
簽 於民國89年10月3日 ○○局
主旨：職因受聘為八十七年度高中聯考監考人員…。
十八、【台端】：
甲、長官對屬下當事人適用。
例如：
簽 於民國89年10月3日 ○○局
主旨：……。
請 核示。
請 台端代理出席 (長官手批)
乙、對當事人 (男女兩性) 適用。
例如：
花蓮縣政府 函
主旨：……。
說明：依據 台端88年10月3日申請書辦理。
十九、【課員；技士…】：
長官對屬下直稱或間接適用。
例如：
簽 於民國89年10月3日○○局
主旨：……。
請 核示
請吳課員辦理 (長官手批)
二十、【先生】：
對個人直稱 (男性) 適用。
例如：
台南縣政府 函
受文者：王建國先生 (住：……)
二十一、【女士】：
對個人直稱 (女性) 適用。
例如：
屏東縣警察局 函
受文者：陳妙齡女士 (住址：……)
二十二、【君】：
對個人直接或間接(男女兩性) 適用。
例如：
台北市銀行 函
受文者：張成家君 (住址：……)
二十三、【該】：
對機關間接用語，如於文中再次提起時，以「該」代替之。
例如：
交通部 函
主旨：……。
說明：內政部消防署為辦理…，而該署表示…。
二十四、【渠】：
對個人間接用語，代表「他」。
例如：
台灣台中地方法院檢察署 函
主旨：……。
說明：本署業已對陳君進行…，豈料渠竟…。
二十五、【渠等】：
對二人以上間接用語，代表「他們」。
例如：
台灣台中地方法院檢察署 函
主旨：…。
說明：本署對張君等三名進行偵訊…，豈料渠等竟…。
二十六、【竊；竊職；竊位】：
太謙卑之用語，現已不用。
二十七、【奉】：
為接獲上級機關公文或首長之指示，引用於公文者，但宜儘量少用，今多「依據」。
例如：
民國89年11月20日簽於本府 計劃室
主旨：……。
說明：本案係奉行政院89年7月25日○字○號函辦理。
二十八、【准】：
為接獲平機關公文或首長之指示，引用於公文者，但宜盡量少用。
例如：
雲林縣政府
函
主旨：……。
說明：准 貴府90年2月20日號函。
二十九、【據】：
為接獲下級機關公文或首長之指示，引用於公文者，但宜盡量少用，今多用「依據」。
例如：
苗栗縣政府 函
主旨：……。
說明：據銅鑼鎮公所86年11月1日○字○號函辦理。
三十、【奉悉】：
為接獲上級機關公文或首長指示，於引敘完畢時用之，常用於書函。
例如：
澎湖縣政府
書函
受文者：台灣省政府
主旨：……。
一、鈞府85年6月10日○字○號函奉悉。
二、…。
三、請
察核。
三十一、【敬悉】：
為接獲平行機關公文或首長指示，於引敘完畢時用之，常用於書函。
例如：
彰化縣政府 書函
受文者：高雄市政府
主旨：
一、貴府89年9月3日○字○號函敬悉。
二、…。
三、復請 查照。
三十二、【已悉】：
為接獲下級機關公文或首長指示，於引敘完畢時用之，常用於書函。
例如：
嘉義縣政府
書函
受文者：路竹鄉公所
主旨：……。
一、 貴所88年12月31日○字○號函已悉。
二、……。
三、復請 查照。
三十三、【復…函】：
一般復文用之。
例如：
台北市政府 函
受文者：萬基營造股份有限公司
(住址：……)
主旨：……。
說明：復 貴公司88年8月17日○字○號函。
三十四、【依據…函辦理】：
於告知轉行辦理引據時用之。
例如：
屏東縣政府 函
受文者：各鄉鎮市公所
主旨：……。
說明：
一、依據交通部90年1月4日○字○號函辦理。
二、……。
三十五、【…函諒蒙 鈞察】：
於對上級機關在同案上繼辦文用時，再度提示前已函寄公文時用之。
例如：
高雄縣政府 函
受文者：經濟部
主旨：……。
說明：
一、本府87年3月3日○字○號函諒蒙 鈞察。
二、……。
三十六、【...函諒達】：
對平行或上級機關於同案繼辦文用之。「諒達」相當於「照理應該收到了」之意。
例如：
斗六市衛生所 函
受文者：雲林市衛生局
主旨：……。
說明：
一、本所90年2月1日○字○號函諒達。
二、……。
三十七、【…函計達】：
對平行或下級機關同案繼辦文用之。「諒達」相當於「應該收到了」之意，語氣較肯定。
例如：
桃園縣政府
函
受文者：平鎮鄉公所
主旨：……。
說明：
一、本府○年○月○日○字○號函計達 。
二、……。
三十八、【令仰】：
期望語。目前以「希」代之。
三十九、【仰即】：
期望語。今以「希」代之。
四十、【謹請】：
結束語。例如：「謹請 核示」。今多以「請 核示」代之。
四十一、【呈請】：
結束語。例如：「呈請 裁示」。今多以「請 核示」代之。
四十二、【敬請】：
結束語。例如：「敬請 核示」。 今多改以「請 核示」。
四十三、【飭】：
命令語。函請改善。
例如：
因…，故應予函飭改善。
四十四、【知照】：
期望及目的語。
例如：
主旨：檢送…一份，請
知照。
( 同「請
查照」)
四十五、【遵照】：
期望及目的語，同「請 照辦」。
例如：
主旨：重申教師不得於校外兼任補習授課，請 遵照。
四十六、【遵照具報】：
期望及目的語，同「請 辦理具復」。
例如：
主旨：檢送…調查表 (格式) 一份，請 遵照具報。
四十七、【鑒核示遵】：
期望及目的語。
例如：
主旨：檢送…計劃書一份，請
鑒核示遵。
今多改以「請 核示」、「請 鑒核」。
四十八、【飭遵】：
期望及目的語。要求轉給下屬單位照辦。
例如：
主旨：檢送…一份，請
飭遵。
今多改以「請 轉行照辦」。
四十九、【飭辦】：
期望及目的語。要求轉給下屬單位照辦。
例如：
主旨：檢送…一份，請
飭辦。
今多改以「請 轉行照辦」。
五十、【轉飭】：
期望及目的語。要求轉給下屬單位知照。
例如：
主旨：為改善上課品質，上課期間嚴禁使用手機，請 轉飭。
今多改以「請 轉行」、「請 轉告」。
五十一、【抄陳】：
抄送語。對上級機關或首長用之。
例如：
簽 於民國89年12月31日 本府○○局
主旨：……。
說明：抄陳萬利商行營利事業登簿一份。
五十二、【抄送】：
抄送語。對平行機關或首長用之。
例如：
抄送陳君○○建議書一份。
此致
計劃室
建設局：
五十三、【抄發】：
抄送語，對下級機關或首長用之。
例如：
新竹縣政府
函
主旨：抄發本縣○年人口統計表一份…。
五十四、【檢陳；附陳】：
附送語。對上級機關用之。
例如：
羅東鎮戶政事務所
受文者：台東縣政府
主旨：檢陳本所○年第一季結離婚統計表一份…。
五十五、【檢送；檢附；附送】：
附送語。對平行及下級機關用之，以「檢送」最常見。
例如：
花蓮縣政府
受文者：秀林鄉公所
說明：檢送本府辦理88年常備役士兵抽籤結果明細表一份…。
五十六、【請 鑒核；請
鑒察】：
主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關，須正式函復准駁者。
例如：
高雄縣政府
函
受文者：行政院主計處
主旨：檢送本縣89年度○○○計劃書三份，請 鑒核。
五十七、【請 核備】：
同上。
澎湖縣政府
函
受文者：行政院主計處
主旨：檢陳本縣89年第一季○○○表二份，請 核備。
五十八、【請 核示】：
主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關，對事件產生疑義之請示。
五十九、【請 備查；請
鑒核備查】：
主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關，收件後若覺合於規定，得函復同意備查，否則，不答覆亦表示認同該案；對該案若有意見，則應函復指正。
六十、【請 惠允賜 (釋) 復】：
主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關，請求答復用之。
六十一、【請 查照】：
主旨欄之結尾語，上對下及平行機關用語。
六十二、【請 查照辦理】：
主旨欄之結尾語。上對下及平行機關用語。強調「辦理」。
六十三、【請 查明見復】：
主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。強調須在一定時間內將問題癥結查明並予以答覆，故公文內通常有指定辦理之期限。
六十四【請 查照辦理見復】：
主旨欄的結尾語，上對下及平行機關用語。強調須在一定時間內將辦理情形予以答覆，故公文內通常有指定辦理之期限。
六十五、【請 查照轉行】：
主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。強調「轉行」，故通常透過中間單位行文至其他相關單位。如由經濟部行文縣市政府轉知鄉鎮市區公者。
六十六、【請 轉行照辦】：
主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。強調「轉行」及「執行」。
六十七、【復請 查照】：
主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。答覆下級機關請求時用之。
六十八、【復如說明，請 查照】：
主旨欄之結尾語。上對下級平行機關用語。答覆下級機關請求時用之。
六十九、【希 查照】：
主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語。
七十、【希 照辦】：
主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語，強調「辦理」。
七十一、【希 切實辦理】：
主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語，強調事件之重要性。
七十二、【希 辦理見復】：
主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語。強調須在一定時間內將辦理情形予以答覆，故公文內通常有指定辦理之期限。
七十三、【希 查照轉告】：
主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語。強調「轉行」，故通常透過中間單位行文至其他
相關單位。如由經濟部行文縣市政府轉知鄉鎮市區公所者。
七十四、【希 轉行照辦】：
主旨欄的結尾語。上級對下級機關用語。強調「轉行」及執行。
七十五、【准予備查，請 查照】：
主旨欄之結尾語。上級對下級用之，對應於「請 備查」。
七十六、【准予核備，請 查照】：
主旨欄之結尾語。上級對下級用之，對應於「請 核備」。
七十七、【應予照准，請 查照】：
主旨欄的結尾語，上級對下級用之，對具有准駁性質者。
七十八、【准予照辦，請 查照】：
主旨欄的結尾語。上級對下級用之，對具有准駁性質者。
七十九、【未便照准，請 查照】：
主旨欄的結尾語。上級對下級或平行單位用之。否定用。
八十、【歉難照准，請 查照】：
主旨欄的結尾語。上級對下級或平行單位用之。否定用。
八十一、【應予不准，請 查照】：
主旨欄之結尾語。上級對下級用之。否定用。
八十二、【應從緩議，請 查照】：
主旨欄之結尾語。上級對下級用之。否定用。
八十三、【請 卓參】：
主旨欄之結尾語。平行單位或無隸屬關係者，如一般資料等用之。
八十四、【敬表同意，請 查照】：
主旨欄之結尾語。平行單位或無隸屬關係者用之。
八十五、【同意照辦，請 查照】：
主旨欄之結尾語。平行單位或無隸屬關係者用之。
八十六、【至紉公誼】：
表示答謝對方於公務上的協助， 使業務圓滿達成。本語之後不再接「請 查照」之類的用語。
八十七、【呈請 核示】：
簽呈的請示語及結束語、主旨尾語。限呈請總統用之。
八十八、【謹呈】：
簽呈的請示語及結束語、簽末結尾語。限呈請總統用之。
八十九、【簽稿併呈，請核示】：
簽呈與公文稿併附時在簽末的請示語及結束語。通用語。
九十、【是否可行 請
核示】：
簽末的請示語及結束語。
通用語。
九十一、【是否有當 請
核示】：
簽末的請示語及結束語。
通用語。
九十二、【未敢擅專 請
核示】：
簽末的請示語及結束語。
重大決定或決策，以不敢自行決定之謙詞用之。
九十三、【謹陳；右陳；敬陳】：
簽末的請示語及結束語。
簽請首長用之。
九十四、【可】：
長官對簽呈裁定的常用語。
九十五、【如擬；如擬照 (速) 辦】：
長官對簽呈裁定的常用語。
九十六、【准如所請】：
長官對簽呈裁定的常用語。
九十七、【緩議】：
長官對簽呈裁定的常用語。
指不同意。
九十八、【如○秘書擬】：
長官對簽呈裁定的常用語。
指不同意。
九十九、【…餘如擬】：
長官對簽呈裁定的常用語。
表示另有指示，除依指示辦理外，其他如原擬。
一○○、【發】：
長官對稿表示許可發文。若僅簽章不表示意見時，亦表示裁定發文之意。
一○一、【呈稱；令開…；內開…】：
引文起首語。已廢用。
一○二、【…等情；…等由；等因】：
收束語。已廢用。
一○三、【…據此…】：
轉承語。已廢用。
一○四、【著即；伏乞；仰懇】：
客套語。已廢用。
一○五、【…為禱；…為要；…為荷ㄏㄜˋ】：
結尾語。已廢用。
一○六、【尚無不合 (妥) ；姑且照准；似可照辦；存備查核】：
不肯定語。不用。
一○七、【似】：
不肯定語。正式公文不用。
然簽呈上，對於可能窒礙難行者，
得用「似有所窒礙難行之處」等柔和語氣。如果以本案窒礙難行語句，恐失之武斷。
一○八、【奉此；准此；具呈前情；准函前由】：
轉承語。已廢用。
一○九、【在案；各在案；在卷；各在卷】：
處理經過語。已廢用，但迄今仍偶爾見到，應避免。
一一○、【合行；合亟；相應；理合】：
累贅語。已廢用。
一、期望用語：「期望用語」就是發文者對受文者表達期望的用語，依《事務管理手冊》規定，期望用語以用在「主旨」為宜，不在「說明」、「辦法」內重複加以使用。期望用語是由「請」、「希」兩字，配合「查照」、「鑑核」(「核示」)、「備查」(「核備」)、「照辦」、「辦理見(惠)復」、「轉行照辦」......等交叉組合而成。包含以下12個期望用語：(一)請查照：表示發文者行文給受文者，請受文者查明後依文中所述辦理，此一用語多在平行文。(二)請照辦：表示發文者行文受文者，請受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。(三)請辦理惠復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後回復發文者，此一用語多用在平行文或上行文。(四)請辦理見復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文或平行文。(五)請核示：表示發文者行文受文者，請受文者核定，以便發文者依核示事項辦理，此一用語多用在上行文。(六)請鑑核：與「請核示」意思相同。(七)請核備：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前，行文受文者報備，受文者同意後，再進行工作，此一用語多用在上行文。(八)請備查：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前或同時，行文受文者報備，此一用語多用在平行文或下行文。(九)請轉行照辦：表示發文者請受文者轉行其所屬之單位辦理，此一用語多用在平行文或下行文。
(十)希照辦：表示發文者行文受文者，希受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。(十一)希辦理見復：表示發文者行文受文者，希受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文。
(十二)希轉行照辦：表示發文者希受文者轉行其所屬之單位照辦，此一用語多用在下行文。
二、稱謂用語：(一)直接稱謂用語：表示發文者行文受文者，如何稱呼受文者，又如何自稱。１、有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。例如：考試院對銓敘部稱「貴部」，自稱「本院」；銓敘部對考試院稱「鈞院」；自稱「本部」。
２、對無隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。例如：考試院對內政部稱「貴部」，自稱「本院」；內政部對考試院稱「大院」；自稱「本部」。又如：考試院對行政院稱「貴院」，自稱「本院」；內政部對考選部稱「貴部」；自稱為「本部」。
３、對機關首長間：上級對下級稱「貴○長」，自稱「本○長」；下級對上級稱「鈞長」；自稱為「職」。例如：行政院院長對內政部部長稱「貴部長」，自稱「本院長」；內政部部長對行政院院長稱「鈞長」；自稱「職」。
４、機關(或首長)對屬員稱「台端」。例如：局長對本局職員稱「台端」，自稱「本局長」；職員對市長稱「鈞長」；自稱「職」。
５、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱為「君」、「台端」。機關致民眾公文，男性稱「先生」，女性稱「女士」；來文所署姓名無法分辨性別時，稱「君」。至於本文內無論男女，均可稱之為「台端」。
６、對團體稱「貴」；自稱「本」。例如：市政府對消基會稱「貴會」，自稱「本府」；消基會對市政府稱「貴府」；自稱「本會」。
７、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。例如：同時行文給財政部及中央銀行，不可將「部」及「行」併列，只稱「貴機關」即可。(二)間接稱謂用語：所謂「間接稱謂用語」，就是發文者行文受文者，文中提及第三者(機關或個人)時，如何稱呼第三者。
１、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」。例如：行政院行文內政部提及行政院環境保護署，可稱「行政院環境保護署」(全銜)或「環保署」(簡稱)；如一再提及，可稱「該署」。至於簡稱須習用有素，不可任意稱之，例如：行政院原子能委員會簡稱為「原能會」，不稱「原委會」或「能委會」；行政院公平交易委員會簡稱為「公平會」，不稱「公交會」。
２、對職員為「職稱」。例如：考試院行文內政部提及行政院新聞局某位科員，可稱「行政院新聞局(或新聞局)科員○○○」；如一再提及，可稱「該員」。
３、對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。例如：考試院行文內政部提及民眾李四，可稱「李四先生」或「李四君」；如一再提及，可稱「該先生」或「該君」。
