公文學習筆記: 2018

2018年6月20日星期三

「須」與「需」

需：有需求。「需」是主要動詞，後接受詞。如：必需品、需要一本書。
須：一定要。「須」是助動詞或副詞，後接動詞。如：必須走。

須，从彡、从頁，彡：毛髮之意，頁：頭顱之意，原指人的鬍鬚，後來被假借使用，只好加「髟」為「鬚」，以還原其意。如今，「須」字主要用在動詞及副詞；當動詞時，應當、等待之意，例如：必須、相須；當副詞時，短暫、必要之意，例如：須夷、須要。

需，部首為「雨」，原意是：遇到下雨而停止等待之意，古代官員等待補缺時，稱為「需次」。如今，「需」字主要用在名詞及動詞。當名詞時，指需要的東西，例如：軍需。當動詞時，必要、索取、遲疑之意，例如：必需、需要、需索、需緩…等。

須與需，都可以當動詞，但「須」字，具有強制性，所以「須知」不宜用「需知」；「需」字，較無強制性，所以「需求」不宜用「須求」。再者，「須」另可作副詞、「需」另可作名詞，因此「須要」及「必須」之後接動詞，「需要」及「必需」之後接名詞，例如：「我需要醫生的治療」用「需」，「我須要接受醫生的治療」用「須」；又如：「必需品」不用「必須品」，「業務之所需」不用「業務之所須」。

法律用字中，當「做」的「應與得」差別很大，「須與需」雖也有「做」的意思，但缺乏「應」非做不可的義務，卻無「得」有選擇不做的自由。《文書處理手冊》使用「須與需」的條文，非常多，例如：「…無須加蓋印信…」；「…如必須提供全文…」；「…須限時辦發…」；「…備齊各種必需之文件…」；「…得視實際需要…」；「…需會商之案件…」等，都有明確的區分。不過，「…如須送總收文人員編號登錄者…」與「…如需附送副本收受機或單位…」，就有些混淆。

公文用字講究精準，「須與需」有明確區分之必要。因此，強調動作的敘述用「須」，強調物件的敘述用「需」，例如：須提供全文，重在「提供」用「須」；需會商之案件，重在「案件」用「需」；再如：無須加蓋印信，重在「加蓋」用「須」；需蓋用印信者，重在「者」用「需」。

至於一般文章，除通用的「所需」、「需求」，「須知」、「無須」…等之外；若無法明確劃分「須與需」的用法，實在沒有過份要求之必要。

2018年6月4日星期一

寫好公文的關鍵，公文複句

複句即形式上為2個以上的句子組成，各分句間具一定關係，而對公文初學者而言，撰寫公文之困難處為靈活精準地運用連接詞，表達各分句間的關係及邏輯，以形成一篇形式正確的公文。究其原因，係公文連接詞因歷史因素，與口語的連接詞迥異，初學者須花時間熟捻，是以連接詞運用，往往反映一個人公文程度。為該公門新手快速掌握，本文列示許多例句來說明這些公文各複句所使用之連接詞。

目的複句，表示為達到某種結果而作出的行動，分句表目的，另一分句表行動。

為…（目的句）爰…（行動句）

例句：

為全面檢視地方政府是否亦發生前開類似問題，爰再函請審計部轉所屬各地方審計處(室)協助查核。

…（行動句）以…（目的句）
例句：
各地方政府獲配之公益彩券盈餘，依法應專款專用於社會福利支出，以增進社會福利功能，

並列複句：由兩個或以上的分句並列組合而成，分句之間的關係是平行或相對的，沒有主次之分。這類複句多用「也」、「又」、「既……又……」、「一方面……另一方面……」等關聯詞語來聯結。

例句：我喜歡吃水果，也喜歡吃蔬菜。

承接複句：幾個分句一個接一個地敘述連續發生的動作或事情，分句之間有先後的順序。

…經…復於…接著…嗣…再於…復於…嗣後…最後…

例句：

本院為調查有關公益彩券盈餘分配供地方政府辦理社會福利之用，是否依法專款專用與實際運用效益，以及中央主管機關監督機制等情，經函請財政部、衛生福利部(下稱衛福部)、行政院主計總處及審計部就公益彩券盈餘分配基金之收支保管及運用相關問題，提供書面說明及相關卷證資料，復於民國(下同)104年10月至12月間分別至新竹縣政府、新竹市政府、苗栗縣政府、臺東縣政府及高雄市政府辦理簡報，並查閱該基金101年至104年所有支出之會計報告、帳簿、傳票及支出憑證等資料。接著，本院根據前揭實地查閱帳冊所發現之問題，函請審計部轉請其所屬新竹市審計室、苗栗縣審計室、臺東縣審計室及高雄市審計處派員協助查核。嗣為全面檢視地方政府是否亦發生前開類似問題，爰再函請審計部轉所屬各地方審計處(室)協助查核。

本院再於105年10月18日及21日赴宜蘭縣政府查閱相關帳冊，復於同年11月15日舉辦座談會，邀請立法院鍾佳濱委員、台灣彩券股份有限公司、原住民族委員會鍾興華副主任委員及王美蘋處長、屏東縣吳麗雪副縣長、新北市政府社會局張錦麗局長、臺北市政府社會局黃清高副局長等人提供實務意見；並於同年11月15日及12月2日舉辦2場諮詢會議，邀請國立台灣科技大學企業管理系劉代洋教授(已於107年2月任該校副校長)、國立政治大學財政系周麗芳教授、國立暨南國際大學社會政策與社會工作學系張英陣教授、朝陽科技大學社會工作系謝儒賢教授等人，提供專業意見。嗣後又再函請審計部協助更新及釐清部分統計數據及疑義事項，並轉請各地方審計處(室)協助查核105年各地方政府相關支出帳冊資料。最後依據調卷、實地查閱帳冊及審計機關派員查核等所得之相關資料，於106年11月7日詢問財政部蘇建榮政務次長、國庫署阮清華署長、衛福部社會及家庭署簡慧娟署長暨相關主管人員，再參酌財政部及衛福部於詢問後所補充之書面說明資料，以及蒐集相關統計資料，業經調查竣事。

選擇複句：由兩句或以上的分句組成，分別說出幾件事情或幾種情況，表示從中選擇一項，用「還是」、「或者……或者……」、「不是……就是……」等詞語來聯結。

例句：你想喝普洱，還是龍井？

遞進複句：由兩個或以上的分句組成，前一個分句表示一個意思，後一個分句在範圍、數量、程度、時間等方面所表示的意思則比前句更進一層。

除…外，復…
例句：我國預算法之基本架構，除依本法第4條規定基金分為普通基金與特種基金外，復於第16條規定預算分為總預算、單位預算、單位預算之分預算、附屬單位預算、附屬單位預算之分預算等5種。

不僅…更…

例句：

國立臺南大學不斷調整設校規劃，修正計畫十數次，校區建設延誤十餘年，不僅嚴重延宕計畫執行期程，更因校區設置計畫遲遲未能完成修正與核定，肇致耗資鉅額興建之七股校區公共設施工程，長期閒置，殊有不當，爰依法提案糾正。

因果複句：由前後兩個分句組成，前一個分句說明原因，後一個分句說出結果。

因…，肇致…

例句：

轉折複句：由兩個有轉折關係的分句組成，前後分句的意思相反或相對。

…惟…

例句：

各地方政府獲配之公益彩券盈餘，依法應專款專用於社會福利支出，以增進社會福利功能，惟財政部對於地方政府調借該盈餘分配款及納入集中支付之作法，卻缺乏相關查核監督機制，未能確保該基金或專戶之運用及設立目的不會因調借及集中支付之作法而有所影響及妨礙，核有疏失，爰依法提案糾正。

假設複句：由兩個有假設關係的分句組成，前面的分句假設一個情況，後面的分句說出假設情況一旦實現時所產生的結果。

如…須…

例句：本案D型、C型大門柱如涉拆除重新建行為，須依規定申請方可建築。

條件複句：由兩個有條件關係的分句組成，前面的分句提出條件，後面的分句說明在這種條件下所產生的結果。

如…須…

例句：本案D型、C型大門柱如涉拆除重新建行為，須依規定申請方可建築。

總分複句：分句與分句之間有總說和分說的關係。
例句：世上只有兩種人，一種是男人，一種是女人。

2018年5月22日星期二

公文用語：經辦語

公文中有一種用語，稱為「經辦語」，用以陳述案件處理的經過，常用「已」、「經」、「業已」、「業經」等等。行政院《文書處理手冊》對「經辦語」並無特別規定，也沒有說明。

民國61年，行政院令頒《行政機關公文處理要點》規定：「處理案件經過用語，應儘量避免，必要時，可用『經』、『在案』等。」，

民國62年頒布《行政機關公文處理手冊》，則規定：「『在案』、『在卷』、『各在案』、『各在卷』處理經過語取消不用。」

「在案」雖規定取消不用，但現行公文內，仍處處可見，若不用該2字，並不影響文意表達，建議能不用則不用。至於「已」及「經」字，得視情況適切運用，茲將常用之經辦語，分別說明如下：
一、經：可單獨使用「經」字，亦可使用「業經」2字，或因處理過程的不同，加其他用字，例如：
（一）案經：敘述有案可稽的處理經過。
（二）現經、茲經：敘述目前正在處理的經過。
（三）頃經、甫經：敘述近期內所處理的過程。
（四）旋經、即經：敘述案情發生後，立即處理的經過。
（五）復經、嗣經、並經、續經：敘述處理一案之後，接續處理他案的經過。
（六）迭經、歷經：敘述一次又一次的處理經過。
（七）當經、須經：敘述案情必須先經過一種程序，才能處理另一個程序。
（八）非經、未經：敘述案情非經過一種程序，不能處理下一個程序。
（九）爰經：敘述總結以上案情，再須經過另一程序。

二、已：可單獨使用「已」字，亦可使用「業已」2字，或因不同情況，加其他用字，
例如：「現已」、「並已」、「已有」等等。
當「說明」一段，用來敘述案情處理的經過時，常用上述各種「經辦語」以為轉接。實務上，用「經」及「業經」等用語，最普遍；但也有使用「已」及「業已」等用語，鮮少使用「已經」2字；另外，不用「業已於」3字，僅用「業於」或「已於」2字即可。總之，撰擬公文，除力求精準之外，仍須表達通順，善用「經辦語」，不僅可以明確表示公文的意思，亦可使詞句曉暢，達成公文的作業要求。

2018年2月7日星期三

公文用語：按語

「按語」用在一段的起頭，主要係在點出該段的意旨；「轉接詞」則用在公文中間，主要係用以承下啟下，使語意更加順暢。因此，撰擬公文時，不論是簽或函等，宜如何正確、巧妙使用按語及轉接詞，確實十分重要。玆將常見之按語及轉接詞之用法列舉如下，以供參考： 1、查─在第二段之後，要引敘有關依據、規定、狀況或事實時用。 2、復查（或再查）─要繼續敘述其他有關依據、規定、狀況或事實時用。 8 3、另查─要敘述不同面向之有關規定、狀況及事實時用。 4、經查─於敘述指示或背景之後，接續要敘述所查明之有關規定、狀況或事實時用。 5、案查─要敘述以往曾經做過之處理情形、或曾經辦理之有關檔存資料時用。 6、惟查─要敘述所查明之反面有關規定或不同事實時用。 7、惟─要敘述不合之規定、困難所在、或需要顧慮之處等等反面因素時用。 8、玆─「玆」為起敘語，或在行文中要開始導入正題時使用。另作「此處」、「現在」用。 9、乃─為因應上述原因，接著要敘述採行之作法時用。 10、以─要敘述理由時用。 11、玆以─要轉向敘述緣由時用。 12、案經─要敘述有案可稽之處理經過情形時用。 13、甫經─要敘述於近期內，已經做的處理情形時用。 14、頃經─要敘述剛剛所做的處理情形時用。 15、經─要敘述已經做了怎樣之處理時用。 16、據時.玆據─在說明緣由後，要提出實施辦法或建議意見前，先引據有關依用。 17、玆經─於事故發展過程中，要敘述已經做了怎樣處理時用。 18、復經─要繼續敘述已經做了怎樣之處理時用。 19、嗣經─要接續敘述時間在後，同時有銜接性、階段性或步驟性之處理情形時用。 20、復以─要敘述另一個併列之因素時用。 21、按─在公文內，要分析道理時用。 22、爰─在公文內，承接上述事實或理由，要提出因應之做法時用。 23、至於─要轉向敘述另一個問題或部分時用。

公文用語：引述語

略以
略以是一個引述語，表示「大概是」的意思，若引用他人說詞或陳述因太過冗長，太占篇幅，僅再陳述其重點部分，絕不得扭曲其本意，並最好將原資當作簽呈附件或公文附件，通常放在引用其他機關某件公文中的一句話，就常用「略以(或略謂)」
例如：「人事局00年00月00日○○○字第0000000000號略以，本年農曆春節假期，係自元月00日至2月00日止，…」；「行政院勞工委員會xx年xx月xx日勞動x字第xxxxxxxxxx號書函略以，公立大專校院、公立學術研究機構與其所進用之國內外優秀高科技人才...」

單引號 依行政院秘書處編印之文書處理手冊之附錄4 標點符號用法表，「」是用於：
1.引用他人之詞句。2.特別著重之詞句。
如依照上述之用法，在引用他人之詞句時，「」裡之文字，除省略部分使用「......」（刪節號）外，其餘應照錄他人原文之詞句（即不改變原文詞句）才是正確的用法。

2018年2月6日星期二

民國公文的撰制

第十六章 民國公文的撰制

第一節民國公文的用語、標點符號與行款格式

一、民國公文的用語

五四運動前後，中國興起新文化運動，提倡白話文，反對文言文，從此中國的書面語起了很大的變化，晦澀難懂的文言文逐漸為接近口語化的白話文所代替，文學、詩歌等作品普遍使用白話文進行創作。但是，白話文的興起，對北洋政府時期的公文，幾無影響。公文仍然使用文言文，許多命令、宣言、通電，還是引經據典，用詞艱深，講究對仗；行文語氣也缺乏平等精神，上級對下級，口氣傲慢，稍有不合，便斥之為“糊塗昏聵”、“荒謬已極”；下級對上級，則卑躬屈膝，有所請求，輒稱“伏乞恩便”。

國民政府時期，情況稍有改進。1928年內政部頒佈《暫行公文革新辦法》，明確要求：“凡批示、佈告之類直接對民眾言者，應一律採用白話，並用新式標點，俾通曉文義者，一目了然，即不識文字者，也可一聽即解”①；行文中陳舊的官僚口吻，艱澀語句，虛偽譽詞，以及下行文中予以難堪之詞，也應一律革除。1930年5月教育部的《劃一教育機關公文格式辦法》也指出：下行文直斥語氣，非不得已時不用；警告語句，以少用為宜。“公文應採用語體文，佈告、宣言、告誡文字，以及方案、計畫、說明書、談話、講演稿、會議記錄等，尤應儘量採用語體文。”②1940年10月，行政院針對當時公文仍未普遍使用語體文問題，又專門發了一道訓令，指出各級機關所發佈告，“每多詞句深奧，文義晦澀，以致不易了然”，因此要求各機關“嗣後各種佈告文字，務須力求通俗，其在涉及科學用語或專門名詞者，更宜加以淺顯之說明，以期符合民眾知識標準，而符推行政令之本旨”③。國民政府雖多次提倡語體文，但公文上實際見到的多是淺近的文言文，不過，引經據典故作深奧的文書卻已很少見，上下級之間行文語氣也較北洋政府時期平和，這種變化應予肯定。

民國文書不僅仍然用淺近的文言文寫作，而且大量使用清代遺留下來的公文術語。我國古代，公文與一般文體無異，後來才逐漸演變成一種獨立的文體，不僅有嚴格的程式，而且有一套筆吏們在長期墨瀚生涯中積累提煉、相約成規的獨特語言，不論是單字、片語，還是成語，都有特定的含義和使用規律，用於其他文體則不相宜，這便是所謂“公文術語”。公文術語在當時的文書中有以下的作用：

1.敍事由

前面已講到，民國文書由敘由、本文、結尾三大部分組成，而敘由部分，一般都是用公文術語中的套语組成，如“為呈請事”或“呈為……一事”，在未規定公文文面設摘由一欄以前，它成為人們了解全文要點的依據，自從文面有了摘由一欄以後，則不再起這方面的作用，而成為毫無意義的起首語。

2.標起訖

在20世紀30年代以前，官方的公文中既不使用標點符號，也不分段落，全

①轉引自中國第二歷史檔案館編：《民國時期文書工作和檔案工作資料選編》，277頁。

②轉引自上書，280頁。

③轉引自上書，311頁。

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文內容的來龍去脈和行文層次，如那一段文字是引據來文，那一段是自己提出的意見、辦法，那一段是對下級的指示或對上級的要求，等等，全靠術語的運用。正如徐望之所說：

按公文內容，大都分主文與客文兩部分，而客文又有前案後案之分，此處彼處之分，上下平行各級之分。如果不分階段，接聯繕寫，不獨客文起訖不明，而案情之原委亦晦，故客文之前應用一術語以為起首，復應再用一術語以為關斷，而明界限，如算式中之須有括弧而不用之者，則頓形混亂，其理正同。①

例如：引敘語“開”、“稱”等字，用以表示以下是抄錄其他機關的來文； “等因”、“等由”是用來表示引敘的來文已完。它們的作用，相當於新式標點符號中的上下引號。承轉語“奉此”、“准此”表示以下是自敍的文字；“此致”、“謹呈”則表示公文已入結束階段。

3.明等級

民國文書雖然在公文種類方面廢除了封建等級制，但在公文用語方面，等級依然分明：表達同一意思，對上級、平級和下級，須用不同的字句，不可混用。如接到上級來文用“奉”，平級來文用“准”，下級來文用“據”；與此相應的是“等因”“奉此”,“等由”“准此”,“等情，,“據此”。又如“理合”、 “相應”、“合行”都是表示應該的意思，但在上行文中須用“理合”（理合呈請鑒核示遵），平行文中用“相應”（相應函請查照），下行文中只能用“合行”（合行令仰遵照）。這種上下行文用語的區別，與文書種類的區別不同，文種的區別是為了表示文件的性質與重要程度，而行文用語則完全是為了表示上尊下卑。

4.卸責任

民國時期的文書學著作，在論及公文撰擬的原則時，每每強調用字造句要平穩，有伸縮性，圓全靈活，實際上教人耍滑頭，用閃爍遊離、不著邊際的空話來搪塞應付，敷衍了事。例如有人認為，“所擬規章尚稱妥善”一語中的“尚” 字，用得“極見活動”,“於上行文字而言，不致有誇張之嫌；於下行文字而言，不致示過信之弊”。一些舊公文術語，就是專門用於此道的，如“正核辦間”或“擬核辦間”等語，有時就是用來掩蓋對來文長久拖延未辦的遁詞。

既然公文術語在民國公文中是客觀存在的現象，且有這些作用，因此我們今天要了解和研究民國公文，也就不能不了解和研究這些術語與使用的規律。

①徐望之：《公犢通論》，176頁。

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民國時期的公文術語，按照它們的作用，可分為以下幾類：

起首語用於說明行文的性質與簡要內容，如上行文中的“呈為……事”，平行文的“為咨行事”、“逕啟者”，下行文的“為令遵事”等。

稱謂語發文機關和收文機關之間相互稱呼的用語，如“鈞”、“大”、“職”、“本”等字。

引敘語引述來文內容或發表自己觀點、辦法時的開頭用語，如“案奉”、“案准”、“竊”、“查”、“開”等。

關界語表示引述來文已經結束時的用語，如“等因”、“各等因”、“在案”等。

承轉語引述來文完畢，轉入自敍部分之前的用語，如“奉此”、“准此”、“去後”、“前來”等。

到達語表示來文已經到達時用，如“下”、“過”、“到”、“轉”等。

經辦語用以表示一案辦理經過時間先後的術語，如“當經”、“即經”、“迭經”、“正經辦間”等。

祈請語有所請求企盼時的用語，如“仰祈”、“伏乞”、“希”、“煩”等。

除外語在本文之外有所說明时的用語，如“除……外”、“再……合併聲明”等。

結束語全案敘完，作一總結時的用語，如“理合”、“相應”、“為此”等。

補助語用於補足語氣，使文字更為順暢充分時的用語，如“實為公便”、“毋任翹企待命之至”等。

文書中大量公文術語的存在，造成篇幅臃腫，廢話連篇。因此民國時期，不少人對之進行激烈的批判，但由於公文術語所賴以存在的溫床―公文結構與體裁，未作徹底改革，因此批判歸批判，流行仍然流行。在三青團和軍用文書對公文體裁進行改革以後，這些術語才逐漸失去其存在的空間。民國時期常見的公文術語及其用法，見本章第三節。

二、新式標點符號的應用

所謂標點符號，是文章中用以分別句讀及標明詞句性質種類的符號。民國以前，漢字的標點符號極不完備，據胡適等人考證，最早只有“離經辨志”的方法，即把每句離開一二字寫。漢儒講究章句，始用句讀，又稱“句投”或“句度”。語意已完的叫做“句”，語氣未完而須停頓的叫做“讀”，但其符號已不可考見，只知《說文》有“V”字，說是鉤識用的；又有“、”，說是絕止用

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的，也弄不清是否就是當時的句讀符號。宋時，館閣校書時始用旁加圈點的符號，“凡句絕則點於字之旁，讀分則微點於字之中間”，後來文人用濃圈密點來表示心裏賞識的句子，於是把從前文法的符號變成了賞鑒的符號，連古代句讀的分別都埋沒了。

五四運動前後的新文化運動中，學者深感舊式點句符號不足應用，於是有人倡議採用一副新的符號。最早鼓吹的是《科學雜誌》，後來北京大學出版的《大學叢書》、《大學月刊》等，也紛紛採用新的符號。但當時書報上所採用的符號，在形式、名稱和用法上，很不統一，不僅不同的刊物所用的標點符號不同，就是同一期刊物的不同文章，所用的標點符號也不相同。

形勢要求對文字的標點符號加以統一和規範化。1919年4月21日，國語統一籌備委員會召集在北京的會員召開成立大會，會上馬裕藻、朱希祖、錢玄同、周作人、劉復、胡適等人提出《請頒行新式標點符號議案》，該案採用當時西歐最新的符號，斟酌中國文字的需要，變通一二種，加入一二種，並總其名為“新式標點符號”。

新的標點符號有句號（。或．) 、點號（、或，）、分號（；）、冒號（：）、問號（？）、驚嘆號（！）、引號（『』或「」）破折號（－）、刪節號（……）、書名號（︴）共12個，對於句與段的分斷則規定：每句之末空一格，每段開端必須低一格或兩格。

馬裕藻等人的提案經大會通過後，於1920年2月由教育部通知各省區轉發各學校採用，此後各報刊、雜誌也紛紛採用，但政府機關的公文書，卻一如既往，仍沒採用標點符號。

公文不採用標點符號，極易造成閱讀上的困難與理解上的錯誤，不利於公文及時有效地發揮作用。隨著社會的發展，文書使用標點符號成為必然的趨勢。1924年4月14日，中國國民黨第一屆中央執行委員會第二十一次會議上，在孫中山先生主持下，通過了戴季陶提出的關於該黨印刷公文、書籍所用圈點的議案。該議案把文字的圈点分为三種：一是人名、地名等名詞連續者，用“・”斷開，“・”在字下，不空格；二是斷讀用“、”，在字右角，不空格；三是斷句用“。”，在字下右角，空一格。

舉例如下：

國民黨之主張、其最要不外二者。一曰平均地權、二曰節制資本。蓋釀成經濟組織之不平均者、莫不於土地權之為少數人所操縱。故當由國家規定土地法．土地使用法．土地徵收法，及地價稅法。

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雖然它所採用的不是新式標點符號，只對文字進行圈點，以便於句讀，但卻是目前所知最早在公文中使用標點符號，因此值得重視。

國民政府成立後，在1928年6月公佈的公文程式中也規定：“公文書得用語體文，並得分段敍述，使用標點。”但同年11月公佈的公文程式條例卻又將此內容取消。1930年2月，國民政府教育部頒佈了《劃一教育機關公文格式辦法》，其第二條規定：公文句讀，為免除誤解，便於閱覽起見，一律加用標點。所用標點為頓點（、）、逗號（，）、分號（；）、綜號（：）、句號（。）、問號（？）、祈使或感嘆號（！）、提引號（「」）、複提引號（『』）、省略號（……）、破折號（｜占兩格）、專名號（用於專名左旁）、書名號（︴用於書名左旁）、括弧（︵︶或（））。

這是第一次把新式標點符號應用在公文上。

教育部規定的標點符號，雖然較為完備，但習慣於公文不用標點的人，一時卻難以掌握，而且有的標點符號，如問號、驚嘆號、破折號等，在公文中也不常用，因此1933年7月行政院決定暫時採用7種標點符號，這7種標點符號是：逗號（，）、句號（。）、提引號（「」），複引提號（『』）、省略號（略）、專名號（）、括弧（︵︶或（））。同年10月，國民政府又訓令全國自1934年1月1日起，先採用行政院現行的7種符號，並補充規定：“尋常習見專名，擬省略專名號；至文中相連之專名，可以頓號代之。又分段文中末句下有空白處者，宜加截號＝。”這樣，國民政府所規定的公文標點符號還有頓號和截號，共9種。

在教育部規定公文使用新式標點符號的同時，國民黨中央訓練部則重申該部的文書與書籍印刷，仍採用1924年國民黨中央通過的圈點符號。1933年11 月，國民黨中央黨部各部門又商定，自1934年1月起各級黨部公文標點符號採用頓號、逗號、支號、句號、綜號、提引號、複提引號、省略號、專名號、書名號、括弧、問號、祈使號、截號14種，大體與教育部的規定相同，只是比教育部少了破折號，多了截號。

綜上所述，民國公文採用如下各種標點符號：

1.頓號（、），用於並列的名詞之間。

2.逗號（，），用於意義未完的語尾。

3.支號（；），又稱分號。用於一句中並列的文句，或語氣已完而須承轉的語尾。

4.句號（。），用於意義已完了的語尾。

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5.綜號（：），又叫冒號，用於節敘原文及冒起下文或總束上文的文句之前。

6.提引號（「」），用於提示特殊的詞句及標明引用的原文的始末。

7.複提引號（『』），用於引用文中的複引文始末。

8.省略號（……）“……”位置占2格，用於表示省略原文的字句。

9.專名號（︳），用於國名、地名、人名、機關名稱及其他專有名詞的左旁，文外及封面署名均可不用。

10.書名号（︴），用于書名的左旁。

11.括弧（︵︶）或（（）），用於標明夾註的文句。

12.破折號（－），占2格，用於所標明的文句，與上下文語氣不相貫串，不加此號，顯然不合文法，或語氣突然轉折；有時也用以夾註文句，作用與括弧相同。

13.間號（？），用於疑問的文句。

14.祈使號（！），又稱感嘆號，用於祈使或感歎的文句。

15.截號（=），用於每段的末尾，以防加添字句。

三、公文行款的變化

民國前期的公文，除了對上級和平行機關直接稱謂時須抬頭或空一格外，向來不分段落，連寫到底。1928年國民政府內政部頒佈的《暫行公文革新辦法》中才規定：“凡一案內連敘數事而可以分段敍述者，應提綱掣領，分段另行，以醒眉目”，開始提出公文分段問題，但僅限於一案內連敘數事的情況，而公文多是一文一事，因此這一規定，少有執行。1930年5月教育部頒佈《劃一教育機關公文格式辦法》後，才真正開始了公文行款的改革，後來先後為行政院、國民政府所肯定，也為黨務機關所效仿。教育部的規定是：

1.文在10行以上，應酌量分段；如果有意義能自成段落，雖不滿10行，也可分段。

2.各段首行低2格寫，次行以下頂格寫。

3.對上級機關的直接稱謂，均換行頂格寫；如系間接稱引，應視稱引時對該機關的關係，或換行頂格寫，或空一格寫。對平行機關的直接稱謂，也應換行頂格寫；如係間接稱引，應視稱引時對該機關的關係，或空一格寫，或不空格寫。

4.分段寫的公文，文尾“謹呈”、“此致”、“此令”、“此批”等字，均作另一行低2格寫。

5.引用原文在兩行以上時，應另作一段。其首行低5格寫，次行以下低3格

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寫，以清眉目。

6.引用原文如因過長分為數段時，每段的寫法與上面相同，每段之首及末段之尾，均加提引號；如不用提引號，則末段之尾及引用文前的“呈”、 “令”、“函”下均應用一破折號，以表示引文的起訖。

7.引用文中的重引文，無須另為段落，但應加複提引號。

8.引用文後面，如仍用“等因”、“等由”、“等情”、“等語”字樣，應換行頂格寫。

9.“等因”、“等由”、“等情”、“等語”的後面用支號，“奉此”、“准此”、“據此”的後面用逗號。

10.引用文如有附件，“等因”、“等由”、“等情”、“等語”的後面用逗号，“附發……一件”、“附送……一份”、“附呈……一件”之下用支號， “奉此”,“准此”、“據此”後面用逗号。

11.引用文内又有引用文，層次繁多时，提引號與複提引號可反復應用，最外面一層或可省提引號，第二層用提引號，第三層用複提引號，第四層又用提引號，第五層用複提引號……以下仿此。

12.提引號或複提引號的下號“」”或“』"，應置於頓號、逗號、支號、綜號、句號、問號、祈使號或感嘆號等之上，不應置於其下。

13.引用文之尾，原有頓號、逗號、支號、問號、祈使或感嘆號者，應視本文語氣如何，改為與本文語氣相合的頓號、逗號、支號、綜號、句號、問號、祈使號或感嘆號。如遇本文語氣未了，不應加用上述各號時，應將引用文尾處原有各號省去不用。

黨務機關公文行款與上述基本相同，但對上級或平行機關的直接稱謂，都只空一格，不另行頂格寫。

新式標點符號的使用和分段落，是民國文書與清代文書的重大區別，也是文書史上的重大進步。

四、上報蔣介石的文件的款式要求

抗日戰爭全面爆發以後，蔣介石身任國民黨總裁、軍事委員會委員長、行政院院長、國民政府主席（1943年林森逝世以後），集黨政軍的最高職務於一身，必須經他審閱的文件眾多，但他不可能一一細閱，因此要求呈請蔣介石親核的報告、簽呈、情報，一律用列表的形式。

呈報蔣介石的報表用白色宣紙，豎35釐米，橫26釐米，加印一長26釐米、寬21釐米的藍色邊圈。邊圈正上方印“簽呈”、“報告”等字樣，其右角印有“承辦機關號數”和“侍從秘書號次”。呈報人的姓名和年月日寫在邊圈右

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側下方。邊圈內分成數欄，見附表100－103。各表填寫時有以下的要求：

1.文字必須簡明。如果是轉呈外來文電，要先嚴刪浮詞泛論及公文套語，注重要點，不得全文抄呈，並須就主管部分簽擬處理辦法，或提供請批的意見。

2.呈報新制定的規章法令，必須說明其立法要義或特點，不得全文抄呈，如附全文，僅備必要時調閱。會議記錄，除蔣介石親自參加，必須由他親自核定或指明全部調閱者外，只准就詢問或令辦的事項，將會議情況摘要呈報，不得將原記錄呈報。

3.情報應由承辦機關審查整理，注意刪節，如確認虛構及無價值者，不必列呈。

4.列呈公事，文在100字以上，須摘一不過30字的事由；文在100字以內，可免摘事由。

5.正文較長者應分段，每段之前酌加標題。

6.所有呈列的表，均應將句讀、人名、地名或書名等，用新式標點分別標誌清楚，標誌時用紅藍色鉛筆。

7.直行寬度一律以1釐米為標準，字體大小以相當於2號鉛字為度，用毛筆黑墨正楷繕寫。

五、公文的繕寫要求

民國時期對公文繕寫十分講究，一般以毛筆蘸墨汁繕寫，平行、下行文有一文分發數處時，也可用油印、鉛印、石印，但重要的上行文，仍須用毛筆繕寫。海關、郵政機關多用外文或中文打字機列印。1948年I月起，軍用文書中的複式文件，規定用鉛印。

公文繕寫時上行文要用正楷，平行文可用行書，下行文除性質重要的令文及佈告仍用正楷外，其餘略帶行書。不論正楷、行書，都要求字體整齊清潔。

公文繕寫還有一些慣例，有人編成如下口訣：

1.尊稱不可“臨邊”。即對受文機關的尊稱不可寫在第三頁、第五頁的末行（指合頁紙而言）。

2.抬頭不可“滿扣”。即抬頭的前一行不能寫滿，應留有空位，這樣才顯出次一行的第一個字是抬頭。

3.自稱不可“平頭”。即對自己的稱謂，不能寫在每一行的第一個字，以免被誤為平抬，有自大之嫌。

4.簽名不可“僭界”，即發文機關負責人不能在第四、第六等頁第一行署名。

5.單行不成箋。用信箋寫的公文，於第二張或第三張接寫時，不能獨自一

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行煞尾，也即不可在接寫頁第一行獨寫發文者的銜名。

6.單字不成行。即只寫一個字，不能占一行。

7.接尾不接頭。如遇長幅佈告，一張紙寫不完時，可接多張，末尾一張，只接半張或小半張都可，但第一張必須寫完全紙，不能第一張沒有寫完，就另接一張。

8.可挖不可改。上行、平行文件，特別是上行文件，如遇有寫錯字時，只可挖補而不可塗改，同時在挖補的地方要蓋章負責。

9.云云須補寫。遇例行文件，辦稿人為辦文方便起見，在引敘來文時，省略原文而用“云云”或“抄至……”字樣表示省略，繕寫人在抄寫時，必須將省去的來文補錄上。

10.夾寫要分開。遇一文數發時，有的辦稿人用雙方夾行的辦法，即一稿多用，同時寫有多個收文單位名稱，抄寫時要分開，每個收文單位各抄一份。

這些規矩，有的有一定的道理，有的卻是十足的形式主義，今天介紹它，是為了瞭解民國文書繕寫上的一些規律。

第二節民國公文的署名蓋印和副署制度

署名和加蓋印信，是公文製成過程中的最後兩道程序，也是公文的重要組成部分。公文只有署名和加蓋印信以後，才能具有法律效力，發揮作用。

署名是為了表示對文件內容負責。民國時期，機關發出的公文由主官署名；主官請假時，由指定的代理人簽名，但須注明是“代理”或“代行”。人民的呈、狀由當事人署名。印信包括印、關防、鈐記、官章、私印和戳記。民國時期，永久性的行政官署，主官在薦任職以上的用印；臨時性或特殊性的官署，主官薦任職以上的用關防；委任職官署用鈐記；薦任職以上機關的主官發有官章。印、鈐記為正方形，關防為縱長橫短的長方形，尺寸大小由印信條例規定。

一、北洋政府的簽署與蓋印制度

北洋政府初期，根據《臨時約法》的規定，大總統公佈法律、教令、國際條約、預算、佈告及特任、簡任、薦任官的任免令，除蓋大總統印外，還須由國務總理記入年月日副署，或由國務總理與主管國務員（各部總長）共同副署。其中公佈國際條約還須記明經參議院同意及批准的年月日，並由大總統署名；公佈預算須記明經參議院之議決。特任官、簡任官的任命狀，由大總統署名蓋印，國務總理記入年月日副署，或與主管國務員共同副署；薦任官的任命狀，由大總統蓋印不署名，國務總理或主管國務員記入年月日副署。委任官的任命狀由各該官署

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長官記入年月日署名蓋印。國務院令由國務總理記入年月日署名蓋印。

1914年5月，袁世凱炮製新約法，改責任內閣制為總統制，大總統權力不受任何約束，公佈策令、申令、告令、批令，只蓋大總統印，由政事堂國務卿副署，各部總長被剝奪了副署權；咨蓋用大總統印。1915年12月16日起，為適應袁世凱稱帝需要，仿照清代皇帝發佈上諭的形式，停用大總統令，命令改由政事堂“奉發”，鈐政事堂印，國務卿署名。

北洋政府各機關發出的令、委任令、訓令、指令，均署主官的職銜和姓名，蓋機關印；公函僅蓋機關印；批只署機關主官的官銜及姓，蓋官章及機關印。1914年5月改制後，政事堂發出的封寄、交片，署國務卿官銜和姓名，並蓋官印；公函署國務卿官銜並蓋官章。各機關的呈文署主官官銜和姓名，並蓋官章、機關印；詳署主官官銜和姓名，蓋官章及機關印；飭、咨陳、示署主管官官銜和姓名，並蓋機關印；批僅蓋機關印。

1917年6月以後，大總統及各官署公文署名和用印辦法，均恢復1912年11 月的規定，但大總統致國會的咨文，須由國務總理副署。

二、國民政府的簽署與蓋印制度

1927年南京國民政府成立之初，因實行常務委員制，所以國民政府發佈的法律命令，由國民政府多數常務委員署名，蓋用國民政府印；特任官及簡任官任命狀，由國民政府常務委員主席及常務委員多數署名，蓋用國民政府印；薦任官任命狀，由國民政府常務委員主席署名，主管長官副署，蓋國民政府印；委任官任命狀，由各該官署長官蓋印。

1928年6月，因國民政府改組，設國民政府委員會主席1人，故國民政府的文件，由主席或常務委員署名，蓋用國民政府印。特任官及簡任官任命狀，由國民政府委員會主席及常務委員署名，蓋國民政府印；薦任官任狀，由國民政府委員會主席署名，主管長官副署，蓋國民政府印；委任官任命狀，由各該機關長官署名，蓋用各該機關印。

1928年10月，國民政府實行五院制，國民政府所發的文件，經國務會議議決者，由國民政府主席及五院院長署名，蓋用國民政府印。特任官及簡任官任命狀，由國民政府主席及五院院長署名，蓋國民政府印；薦任官任命狀，由國民政府主席及主管院院長署名，蓋國民政府印；委任官任命狀，由各該機關長官署名，蓋各機關印。

1930年11月，蔣介石任國民政府主席兼行政院院長之後，擴大主席權力，提高行政院地位，削弱其他四院的作用，與此相適應，國民政府公佈法律，由國

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民政府主席署名，立法院院長副署；發佈命令，由國民政府主席署名，主管院院長副署。

1948年“行憲”後，國家元首改稱總統，總統依法公佈法律命令，須經行政院院長副署，或行政院院長及有關部會首長副署。

國民政府其他機關的公文，除規定都要蓋機關印信外，對署名和蓋官章有如下規定：上行文件，主官應署職銜及姓名，下蓋官章；平行及下行文件，署主官職銜和姓名，不蓋官章；批示不署名，也不蓋官章；一機關有正副長官時，一切對外文件應以正主官名義發出，副職無須署名蓋章。

三、北洋政府對副署制度的破壞

從上面的介紹可以看出，民國時期法律、法規與重要國務文書，以國家元首名義發佈，同時由國務總理（行政院長）和國務員（各部會首長）副署。這個制度，是實行責任內閣制的國家，元首與政府權力互相制約的一種形式。舊中國是一個封建軍閥專權的國家，最高統治者習慣於以武力為後盾，為所欲為，當然也不歡迎對他們的權力進行制約的文書副署制度。他們之所以容許文書副署制度的存在，不是出於甘願權力受到約束，而是要披上民主共和的面紗，以掩蓋其專制獨裁的真面目。他們明白，副署制度只是紙上寫的東西，對自己有利時可以利用，對自己不利時可隨時撕毀，因此，在北洋政府時期便多次發生破壞副署制度的事件。

最早破壞副署制度的是袁世凱。他任臨時大總統以後，多次無視內閣的副署權，逕自發佈命令。依當時國務院官制規定：臨時大總統頒佈法律、發佈教令及其他關於國務的文書，須由國務總理或全體國務員，或總理與有關國務員副署。這意味著袁世凱頒佈法律、教令及其他關於國務的文書，內閣可以同意也可以不同意，而不同意則意味著袁世凱公佈的法律、教令是不合法的，無法律效力。這對袁世凱推行專制統治是莫大的限制，是他所不能容忍的。因此，當內閣不按他的意志副署文件時，他便拋開這一制度，徑行發表。如1912年6月，在任命靠近同盟會的王芝祥為直隸總督的問題上，袁世凱與唐紹儀（時任內閣總理）發生了爭執，袁世凱以所謂五路督軍反對為由，改派王芝祥去南京遣散軍隊，雖然唐紹儀拒絕副署，但袁世凱仍然將命令發表。這種蔑視內閣總理副署權的行為，引起唐紹儀的不滿，他憤而辭職。

北洋政府統治者除了公然破壞副署制度以外，還用控制擁有副署權的人的辦法，使副署制度徒有形式。如1914年5月以後，袁世凱修改公文程式，大總統發佈的法律命令由政事堂國務卿副署，但擔任國務卿的徐世昌是袁世凱前清時的同僚密友，這種副署，僅能認作是一種證明，而不是對袁世凱權力的監督。又如

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段祺瑞任臨時執政時，雖實行高度獨裁，但也規定臨時執政發佈命令及國務文書，由國務員副署，可是國務員是由臨時執政段祺瑞任命的，他們的命運掌握在段祺瑞的手中，如與段祺瑞的意見不合，便有隨時被段撤換的可能，因此，這種人的副署也沒有任何意義。

北洋軍閥不僅破壞副署制度，使副署制度徒有其名，而且利用副署問題，作為政治鬥爭的武器。1917年5月，發生段祺瑞利用“公民團”脅迫國會通過對德國宣戰案。黎元洪於5月23日下令免去段祺瑞國務總理兼陸軍總長的職務，同時任命伍廷芳暫代國務總理職務。段祺瑞接到免職令後，即以“副署”為武器，指責黎元洪發出的各道命令不合法。他在漾電中說：

查共和各國內閣制，非經在任內閣總理副署，不能發生命令效力。以上各件未經祺瑞副署，將來地方及國家因此生何影響，祺瑞一概不能負責。①

張勳也於24日致電黎元洪說：

旋奉公府秘書廳漾電開……等因。咸以民國適用責任內閣制，凡任免官吏，向由國務院發出，非由國務總理副署，不能發生效力。秘書廳職司機要，對於此事，本無責任可言，今忽逾越職權，擅發通電，宣佈命令，殊屬創舉，當然不能認為有效。②

段祺瑞、張勳認為更換內閣總理的命令，未經原任內閣總理副署是違法的行為，但他們忘記了，1912年袁世凱免去唐紹儀、熊希齡國務總理職務，以陸徵祥、趙秉鈞受代時，也沒有原任國務總理副署，而當時他們卻不認為違法。可見，所謂“副署”問題，在北洋軍閥們看來，只是一件衣裳，需要時撿起穿上，不需要時丟棄一旁。這就是民國時期文書副署制度的實質。

第三節民國時期常見公文用語

民國公文術語繁多，大多是沿襲清代而來，除少數上行、平行、下行可以通用以外，其餘各有專用。常見的術語及其用法如下：

一、上行文用語

呈為呈請事僅敘呈文性質而不摘敍事由的起首語。用此語時，下文須將請求的事實扼要接敘。呈復、呈送、呈解、呈轉等等，用法類似。

呈為……事上行文中摘敍事由的起首語。“呈為”二字之下，須將全案要

①轉引自陶菊隱：《北洋軍閥統治時期史話》，第3冊，132頁，北京，三聯書店，1957, ②轉引自上書，139頁。

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點簡要敍述。

為……恭呈仰祈鈞鑒事呈文中最崇隆的用語，僅在向國家元首或軍隊統帥上書時用。“恭呈”二字之上應敍事由。

呈為會呈事兩個或兩個以上機關共同向上級機關有所呈請時的起首語。

敬呈者、敬陳者對上級機關或長官用手折或簽呈時的起首語。

竊發語詞，無任何意義。上行文自陳意見時，常以此字開始，用以引發議論，但絕不能用於平行、下行文。

竊維、竊思與上意同，多於引述抽象道理時用。

竊以發語詞，多於引述具體事實時用。’

竊按按，指經考核研究後所下的論斷，有事情可按時，才可以用。

竊奉呈復上級機關時用。

竊據根據下級機關或人民來呈，轉報上級機關時用。

竊查向上級機關發表意見或陳述理由，或報告考察情況時用。

查檢查或根據的意思，有時也作為發語詞。凡公文有法令、議決案、案卷可以查考，或憑空發議論時，都可用查字引起。平行、下行文也可用。

案查有案卷可查時用。平行、下行文也可用。

奉、案奉奉，有恭敬接受的意思。幾引敘上級來文，必用奉字起始；如果有前案可查，則用“案奉”。

恭奉、祇奉表示奉命唯謹的意思。

層奉表示以下所引敘的內容，是由上級機關層層轉發而來。如一令文是由行政院發至部，由部發至局，局發至處，那麼某處在引敘來文時可稱“層奉行政院……。

開表示以下所引敘的是來文的内容。平行文也可用。

節開表示以下是節錄來文的內容。平行文也可用。

略開表示以下是引述來文的大意。平行文也可用。

蒙有承受的意思。下級機關遇有受獎、奉准等事，引敘上級機關來文時用。

鈞專用於稱呼上級機關或長官，表示尊稱。

大下級機關對非直轄統屬的上級機關，除用“鈞”字稱謂外，也可用“大”字，但不能用於稱呼長官。

職、屬上行文時用的自稱。

本本機關的自稱。平行、下行也可用。

座對上級長官的尊稱，如部長稱“部座”，處長稱“處座”。

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委座 1932-1946年國民政府官員對蔣介石的尊稱，蔣介石時任軍事委員會委員長。

等因引敘上級來文結束時的用語。

各等因引敘的來文上級機關不止一處，或同一機關的來文有二次以上時用 “各等因”，表示引文結束。

令同前因引述上級機關來文不止來自一處或不止一次，而內容又完全相同時，辦稿人即可引述先到的來文，後到的來文予以省略，但又不可隱匿，即用此語作交代。

在案有文在卷的意思。敍述前案完畢，多在結束處加“在案”二字。平行、下行文也可用。

各在案如果敍述的前案非止一事，或一事曾經有案兩次以上時，加一“各”字在“在案”之前。平行、下行文均可用。

有案意思與“在案”相同，但用法有些差別。如果援引的案件內容過長或受文機關本有此案的文卷時，一般只敍述前案的大略，然後接“有案”二字，以便受文機關檢查原案閱看。上行、平行、下行文均可用。

奉此呈文中承上啟下的用語，與起首語“奉”、“案奉”相呼應。凡引述上級來文已畢，在“等因”、“各等因”之後，須用此二字作承轉語，以下即可接敘己文。

去後……前來用以表明案情經過的套語，一承前，一接後。平行、下行文也可用。

奉令前因呈復文中的用語。凡前有“奉此”二字承轉時，在發表意見、敍述辦法之後，必須用此四字，以回顧前文。

玆奉前因也是呈復文中所用，但只能用於轉行據復或查考前案的呈文。

緣奉前因呈復文中用以表示原因的關顧語。

奉批前因人民在接到批文之後的再呈文中，引敘批語完畢，接敘意見或理由之後，用此四字作為關顧。

所有……缘由也是呈文中的連用套语，與文首的“為……事”相呼應。在 “所有”之下，應摘敘呈文事由或請求的目的，作為全文的總括。

下作“到”字解，是敍述上級機關來文到達的用語，如“下縣”、“下廳”等。

到敍述同級機關來文到達時用“到”字。上行文中有申敘其他同級機關來文時，也可用。

過也是敍述同級機關來文到達時的用語。

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轉凡公文是由間接而來的，都加一“轉”字。平行文、下行文也可用。

當經、經即是表示過去的來文已立即辦理，未稍停留的意思。

業經、曾經、前經都是表示過去的來文已經辦理的意思。平行、下行文也可用。

奉經、遵經、遵即與上條各語意思相同，但有恭遜的含義。平行、下行文不可用。

迭經、均經、歷經敍述過去的同一事件而已辦的文件不止一次時用。平行、下行文也可用。

復經同一案件，第一次。來文辦完後隨即再辦另一來文時用。平行、下行文也可用。

嗣經敍述一案後來的經過時用。平行、下行文也可用。

茲經、現經表示剛才過去的意思。平行、下行文也可用。

並經表示同時行文已不止一次。平行、下行文也可用。

正遵辦間當接到上級公文之後未來得及辦好，而第二次命令又發下，或已在辦理期間，突然發生其他事故或意外變故時，例用“正遵辦間”。遇有辦理事件拖延耽擱時，往往也用此語掩飾。

正核辦間、正擬辦間與前條略同。但“正擬辦間”指準備著手辦理。

經於是敘明時間的用語。平行、下行文也可用。

是否有當是謙遜語，表示不敢擅斷，請求上級批示所陳述內容是否合理，大都用在結束處敍述理由之後。，,-

是否可行下級機關擬具某項具體辦法不敢擅專，呈請上級機關核准後才施行時，多用此語。

可否之處與前條略同，但語氣較為具體。

究應如何辦理之處下級機關執行命令有困難，請示辦理辦法時，多用此語。

擬請希望上級機關允准的用語。

可請從寬免議下級機關奉令查辦案件，認為情節輕微，可以免予處理時，呈請上級機關示遵時用。

應否免予置議與前條同。

伏祈、伏乞請求長官核准或照辦時的用語，用於呈文末尾。

鑒核、鑒察、鈞鑒是下級機關不敢擅專，請求上級機關審核、考察的用語。

裁奪、鈞奪是請求上級機關斟酌決定的意思。

401

鑒核示遵請求上級機關予以答復、指示辦理方針，以便有所遵循的意思。批示抵遵是請求批復的用語，與上條意義相同，但僅適合於人民向官廳呈遞的呈文中用。

除……外一案分别行文或分别辦理時，在末後用此套語表示除本文之外，還向别的機關行文或另有其他處置時用。平行、下行文也可用。

再，……合併聲明是正文敘述完畢，還有應行說明事項時用。平行、下行文也可用。

理合理應該的意思，呈文收尾處歸結全文的用語。

為此文中的普通結束語，與“理合”意義相仿，但應用範圍較廣。平行文、下行文也可用。

謹呈上行文結尾部分的用語。

須至……者舊公文的結束語。“須至”以下接以公文的名稱，如上行文為 “須至呈者”，平行文為“須至咨者”，下行文為“須至令者”。表示必須將上述內容用此文送達受文者。民國初年公文中常用此語結束，後少見。

原文有案，邀免冗敘省略引述來文內容時的用語，但須對方有卷可查時才能用。

實為公便有表示感激的意思。

無（毋）任待命之至表示所請求事件十分緊要，亟待上級機關核示，以便遵行的意思。一般情況下不用。

毋任翹企待命之至與上條意思大體相同，語氣更迫切。

不勝屏營待命之至表示所呈請事件自己不知是否合理，故頗覺惶恐，亟待命令指示，方可遵行的意思。在向最高級機關呈請時用。

二、平行文用語

為咨行事咨文中不敍事由時的起首語，凡有所洽商或諮詢時用。如果有所請求、查詢、答復、送達……時，則分別用“為咨請事”、“為咨查事”等。

咨為……事咨文中敍事由的起首語，用法與上行文中的“呈為……事”類似。

逕啟者普通公函的起首語。

謹啟者、敬啟者也是公函的起首語，但含有對對方恭敬的意思，大多用於不相統屬的平行機關。

逕復者公函中用於答復時的起首語，其下須接以“接准大函”，然後引敘來函原文或大意，再敘答復的事實。

謹復者與上條同。

402

貴對同級受文機關的尊稱。

敝自稱的謙詞。

准引述同級機關來文時的起始語，含有根據的意思。

案准有前案可查時的起始語。

承准、接准表示接到平行機關的來文時用。

前准、現准、茲准、頃准、嗣准、旋准都是表示接到平行機關的來文，其

差別在於時間的不同。

咨開表示以下為同級機關諮文所敍述的內容。

函開表示以下為同級機關或不相隸屬機關來函的內容。

節稱引述來文的一部分或其大意時的用語。引述下級機關來文時也可用。

函稱與函開相同。

聲稱引述下級機關的呈復而表明其責任時用，或引述非正式文件、口頭報告及聲明時的用語。

等由引述同級機關來文結束時的用語。

各等由用法與呈文中的“各等因”相似。

准此引用平行文時承上接下的轉接語，與“准”或“案准”相呼應，用法與呈文中的“奉此”相同。

准咨前由、准函前由、茲准前由、函同前由都是咨文或公函中的關顧語，與上行文中的“奉令前因”、“茲奉前因”用法相同，所不同的是一為呈復上級機關，一為用於平行機關的往來公文。

希即希望，有請求對方按要求辦理的意思，與上行文的“祈”字相同。

即希、希即請求對方文到立即辦理的意思。

至希表示非常希望的意思。

煩含有委託、請求之意的謙遜語。

幸勿遲延、幸勿稽延、幸勿延擱都是表示事務迫切，必須立即辦理，免致延誤公務。

相應與上行文的“理合”意思相同，只是限於平行機關間行文時使用。特此表示專為此事。

用特用，發語詞；特，表示專為一事所採取的措施，平行文中歸結時用。

查照辦理請求受文機關在文到之後查明照辦的意思，用於平行文末尾。

查核施行與前條相同，但略謙遜。

查照備案請求查明存案的意思，用於備案的文件。

查明見復有所諮詢或函詢，請求對方答復時用。

403

此咨咨文結尾部分的用語。

至紉公誼表示對於公務上的友誼合作非常感激佩服的意思，有時也用“實紉公誼”、“是為公誼”，用於平行文的最後。

毋任紉感意思與前條相同。

毋任感荷表示對於所受到的恩惠，十分感謝的意思。

為荷、是荷、是所至荷都是表示感謝的意思。

三、下行文用語

1.令文用語

民國時期，公布法規、任免官員的令文均有一定的用語，列舉如下：

兹制定……公布之。此令。公佈法規時的用語。

兹修正……公布之。此令。公布修正法規的用語。

……定自……日起施行。此令。公佈法規施行日期的用語。

……著即廢止。此令。公佈廢止法規的用語。

特任xx為x官。此令。公佈任命特任官的用語。

任命xx為x官。此令。公佈任命簡任官的用語。

x官呈請任命xx為x官，應照准。此令。公佈任命薦任官的用語。

x官xx呈請辭職，xx准免本職。此令。特任官、簡任官自請辭職，下令准免的用語。

x官xx呈稱，xx呈請辭職，應照准。此令。主管各長官代呈其屬官辭職，下令准其免職的用語。

x官xx著即免職。此令。下令免職的用語。

x官xx另有任用，應免本職。此令。調任官吏先令免前職的用語。

x官xx已另有任用，應免x官本職。此令。業已任命另一職務，再令免其原職時的用語。

為令委事委任令的起首語，後多以“茲委任”代替。

為令派事與前條同，大都用於委派兼任職務時用。

茲派官長委派屬吏的手諭用語。

茲調派調任官吏他缺時的起首語。

茲加委令前任屬官照舊供職的用語。

合行令仰遵照此為委任令的結尾語。後多用“此令”二字作結。

2.訓令用語

為訓令事訓令的開端語。但此四字可有可無，所以也有以直敍事由開始而不用此語。

404

為令遵事此為叮囑下級機關遵令辦理的起首語。

為令飭事對下級機關有所指揮時的起首語。

為令知事使下級機關知悉其事由或法令的起首語。

為令行事頒佈法規，使下級機關遵令奉行的起首語。

為通令事、為通飭事凡一命令發佈於各地方、各機關時的起首語。

該上級機關對下級機關，或官署對人民的指稱。

據引述下級機關或人民來呈時的引敘語，用法與“奉”、“准”相同。

案據與前條同，但只在有前案可查時用。

旋據、現據、頃據、嗣據、茲據引述下級機關來文時用以表明時間的引敘語。

稱引述下級機關或人民來文時的用語，表示以下為下級機關來文的內容。

呈稱引述下級機關或人民來呈時的用語，表示以下為來呈的內容。

略稱表示以下為下級機關或人民來呈的內容大意。

等情引述下級機關或人民來文的收束語，用法與“等因”、“等由”相同。

各等情引述下級機關來文非止一處或一次時用，與“各等因”、“各等由”用法相同。

等語引敘同級或下級機關函電或面陳的內容時用的結束語，引用法律條文時，也用此二字表示結束。

據此引用下級機關來文後承上轉下的轉接語。用法與“奉此”、“准此”相同。

據呈前情、茲據前情、呈同前情都是下行文的關顧語，與上行文中的“奉令前因”、平行文中的“咨准前因”等的用法相同。

合行與上行文的“理合”、平行文的“相應”意義與用法相同。

合函與前條相同，但語氣比較迫切。

合即與前條相同。

合併對於下級機關令飭的事項不止一件時用。

合再對於下級機關再次令飭時用。

即便知照、仰即知照、合行令仰知照在令文僅使下級機關知悉時用。用於令文的末尾，與起首語“為令知事”相呼應。

仰即遵照辦理要求下級機關按照命令辦理的意思。用於令文的末尾，與起首語“為令遵事”相呼應。

呈候核奪意思是等待呈復以後再行決定。大多用於上級機關對某項案件，

405

命令下級機關行查或核議並要求其呈復以憑決定時用。

具報備查上級機關命令下級機關將某項案件辦理經過情形具文呈報，以供日後查考的意思。

具復即具文答復的意思。

以憑核奪作為決定處理辦法的根據的意思。多用於上級機關處理案件，須待下級機關呈報情況時用。

此令一般令文的結尾語。

仰有熱切希望的意思，用於文尾。

著與“仰”字同義，但語氣較為嚴厲。

切切令文中的套語，有命其切實注意的意思。

為要、是為至要、是為切要都是命令下級機關注意的用語，語氣依次加重。

勿延、毋延命令下級機關辦理事件，不得延緩的意思。

切速毋延、毋得稽延同上條，但語氣較重。

毋稍違延、毋得違誤都是命令下級機關不得違背命令延誤辦理的意思。

毋稍玩忽、毋稍怠忽都是訓令收束時的督促語，告誡下級機關不得稍有輕視或忽略的意思。

毋得枉縱告誡下級不得寬嚴失當的意思。

毋得瞻徇告誡下級不得徇情庇護的意思。

毋得隱飾告誡下級不得隱掩粉飾的意思。

致干即引起干預、干涉。意思是如果違抗命令，便要依法處分。

勿任意思是不要讓其隨意作為，大多對有監督權機關告誡其認真負起責任的意思。

有厚望焉、其共體斯意焉、實利賴焉、願共勉之，無負……頻頻告誡之意都是含有期望、勉勵性質的用語，用於告誡或激勵性質的全文結尾，以補足語氣。

3.指令、批示用語

呈悉 “據呈已悉”的約語，表示所呈的文書業已知悉。因指令、批示須先將來呈的摘由附錄於前，所以無須引述來文，用“呈悉”或“據呈已悉”即可包括，其後即直敘指示各語。

電悉作用與“呈悉”相同，來呈是用電報或代電時，即用“電悉”，或在其前面加來電的日期、電碼。

呈暨……附件均悉、呈件均悉表示來呈及附件的內容都已知道的意思。前

406

者開列有附件的名稱，後者則略去附件的名稱。

應予照准、應照准、自應照准都是上級機關對於下級機關或人民的請求，經查核與法令相符，准其所請的批語。

准如所擬辦理是核准下級機關來文內容的用語，意思是准照來文所擬的辦法或計畫辦理。

自可准行、事實可行、尚屬可行也是批准來文的請示的用語。

准予備案、應准備案核准呈請備案的用語。

查核尚屬相符表示依據法令查核，並無抵觸之處。

經……復查（核）無異表示經審核没有不同或錯誤。

已交x機關審查矣來呈附有章程之類的附件，須由其他機關審查後再行核准時的用語。

仰候候即等候。上級機關往往據下級機關或人民的呈請，不能遽行判斷；須待查核實情或轉行其他主管機關核辦後，再定其准駁，當此情形時，例用“仰候”，有時也僅用“候”字，令其等待的意思。

候轉呈x機關查明再行飭遵表示來呈須呈轉上級機關查復後再行批示時的用語。

候函達x機關查明可也當來呈須等待轉行某平行機關調查後才予以批示時的用語。

候令行x機關查明呈復再行核奪當來呈須令轉某下級機關查復後才決定處理辦法時的用語。

未便照准對人民及下級機關有所呈請事項，表示不能同意時的用語。

遽難照准對下級機關呈請事項認為不甚妥善，一時不能許可時的用語。

礙難照准、殊難照准都是表示來文所陳各節不甚妥當，難以許可的意思。

萬難照准、斷難照准意思與上條相同，但態度更為堅決。

應毋庸議、毋庸置議、著毋庸議都是表示不考慮該項意見或要求的意思。一般用於不准官員辭職的批語。

應從緩議、暫毋庸議表示來呈所稱或所請，並非必要或急要，目前暫不考慮。

殊屬不合、殊屬非是、殊屬違法、殊屬背謬都是對予所呈各節認為不合法規或情理的駁斥語。

似有未合意思與上條相同，但比較委婉。

荒謬已極這是斥責來呈內容十分錯誤的駁斥用語。語氣最為嚴厲，一般不

用。

407

並斥這是糾正來呈中有一部分錯誤時的斥責語。

特斥表示特予訓斥的意思。此詞之前必有一斷語，如“措施實屬失當，特斥”。

應予申斥也是申斥語，此語之前也應有斷語。

毋再率瀆、毋許多瀆、毋得再瀆都是表示不許再輕易呈請的意思。

毋得越瀆不許越級呈訴的意思。

附件存這是指來呈附件准予留下備查的意思。大多用於結尾“此令”、 “此批”二字之前。如有特別指明物品時，如“章程存”、“履歷存”等，可隨便在“此令”、“此批”的前後。

附件發還這是不准備案並將附件退還的用語。

抄發將他處來文及所粘貼附件抄附一份交下級機關查閱時用，多於結尾後加此一語。

並發抄發之外，尚有附送圖說、清折發下時用。

此批批示的結尾語。

可也大多用於批示、指令末尾，以補足語氣。

4.佈告用語

為佈告事佈告的起首語，一般佈告都以這四字開始，也有略去這四字而通敘公佈的各項內容的。

照得佈告中憑空發議的起始語。

一體知悉、一體周知、一體知照佈告的收束語。表示使人人都知道的意思。

其各凜遵這是內容嚴肅重要的佈告的結束語。意思是要人民嚴肅遵照，不得違背。

決不寬貸這是佈告中的嚴厲用語。意思是如果違犯，一定嚴肅處理。定予嚴懲意思與前條相同。

特此佈告佈告的結束語。

此布、此示也是佈告、告示的結束語。

四、電文、代電用語

電悉、x電悉表示收到下級機關來電的意思。

x電敬悉、x電奉悉表示收到上級機關來電的意思。

x電誦悉表示收到平等機關來電的用語。

x機關x官鈞鑒上行電文或代電對受電人的稱呼用語。

x機關x官勳鑒平行電文或代電對受電人的稱呼用語。

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x機關公鑒平行機關之間用電文第十六章 民國公文的撰制