公文用語：稱謂用語

一、直接稱謂用語：表示發文者行文受文者，如何稱呼受文者，又如何自稱。
1.有隸屬關係之機關：

上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。

鈞：古代重量單位，三十斤為一鈞；用以尊稱長輩或上級。
釋例：考試院對銓敘部稱「貴部」，自稱「本院」；銓敘部對考試院稱「鈞院」；自稱「本部」。
2.對無隸屬關係之機關：

上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。

釋例：考試院對內政部稱「貴部」，自稱「本院」；內政部對考試院稱「大院」；自稱「本部」。又如：考試院對行政院稱「貴院」，自稱「本院」；內政部對考選部稱「貴部」；自稱為「本部」。

3.對機關首長間：

上級對下級稱「貴○長」，自稱「本○長」；下級對上級稱「鈞長」；自稱為「職」。

釋例：行政院院長對內政部部長稱「貴部長」，自稱「本院長」；內政部部長對行政院院長稱「鈞長」；自稱「職」。

4.機關(或首長)對屬員稱「台端」。

釋例：局長對本局職員稱「台端」，自稱「本局長」；職員對市長稱「鈞長」；自稱「職」。

5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱為「君」、「台端」。機關致民眾公文，男性稱「先生」，女性稱「女士」；來文所署姓名無法分辨性別時，稱「君」。至於本文內無論男女，均可稱之為「台端」。

６.對團體稱「貴」；自稱「本」。例如：市政府對消基會稱「貴會」，自稱「本府」；消基會對市政府稱「貴府」；自稱「本會」。
７.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。例如：同時行文給財政部及中央銀行，不可將「部」及「行」併列，只稱「貴機關」即可。
二、間接稱謂用語：所謂「間接稱謂用語」，就是發文者行文受文者，文中提及第三者(機關或個人)時，如何稱呼第三者。
１.對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」。例如：行政院行文內政部提及行政院環境保護署，可稱「行政院環境保護署」(全銜)或「環保署」(簡稱)；如一再提及，可稱「該署」。至於簡稱須習用有素，不可任意稱之，例如：行政院原子能委員會簡稱為「原能會」，不稱「原委會」或「能委會」；行政院公平交易委員會簡稱為「公平會」，不稱「公交會」。
２.對職員為「職稱」。例如：考試院行文內政部提及行政院新聞局某位科員，可稱「行政院新聞局(或新聞局)科員○○○」；如一再提及，可稱「該員」。
３.對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。例如：考試院行文內政部提及民眾李四，可稱「李四先生」或「李四君」；如一再提及，可稱「該先生」或「該君」。