公文時間用語

年與年度區别

年：地球環繞太陽一周所需的時間，如一年有十二個月。

年度：根據業務性質和需要而規定的有一定起訖日期的十二個月，舉如會計年度、司法年度分別於預算法第12條規定：「政府會計年度於每年一月一日開始，至同年十二月三十一日終了，以當年之中華民國紀元年次為其年度名稱。」及法院組織法第77條：「司法年度，每年自一月一日起至十二月三十一日止。」

會計年度的變遷

民國成立以後，以國會開會係在四月，故財政部所議定之會計法草案，遂採七月制。民國三年十月二日所公布之會計法，其第一條即規定「政府會計年度，以每年七月一日開始次年六月三十日終止。」但以我國向採曆年制，而今改七月制，因而在作業執行上遂感錯綜而窒礙，財政部乃於民國四年四月列舉三大窒礙為由，呈請將會計法所定之七月制改為曆年制，奉令照准，而於同年九月經參政院議決修改會計法，將之改為曆年制。惟以當時各國以採七月制居多，且國會常會會期係在三月，眾議院乃於民國五年九月九日將改為七月制之建議，咨請政府查照辦理，政府遂自民國六年恢復七月制。

民國六年恢復七月制以後，一直沿用，民國二十年十一月二日公布之預算章程及二十一年九月二十四日公布之預算法，皆仍採七月制。至民國二十六年四月二十七日國民政府修正公布預算法時，復將七月制改為曆年制，其第十一條第二項即規定「會計年度於每年一月一日開始，至十二月三十一日終了，其年度依民國紀元年次為名稱。」民國三十七年五月二十七日修正公布預算法，仍採曆年制。

民國二十六年修正預算法，恢復曆年制後，一直沿用。至民國四十二年六月二十日修正公布預算法，其第十條規定政府會計年度改為七月制，而國營事業會計則仍採曆年制，其年度名稱則各依其開始日所屬之中華民國紀元年次為準。民國四十八年八月十二日修正預算法，變更年度名稱，將「年度依民國紀元之年次為名稱」改為「政府會計年度……以次年之中華民國紀元年次為其年度名稱。」此乃因當時政府會計採七月制，其年度名稱較年曆落後半年。而國營事業會計年度因採曆年制，故仍「以當年之中華民國紀元年次為其年度名稱。」

民國六十年十二月十七日修正公布預算法，將政府及國營事業會計年度一律改為七月制，年度稱謂則「以次年之中華民國紀元年次為其年度名稱」，此次修正後，即一直沿用迄今仍無變更。

另行政院於民國八十五年函送立法院修正預算法，業將會計年度改為曆年制，並經立法院於本（八十六）年四月九日一讀通過。

垃圾車時間

門口，17:24，左巷18：55，一般垃圾1、2、 4、 5 、6，回2、5。

右邊巷子。18:20，一般垃圾1、2、 4、 5 、6，回收一、四、六。

「須」與「需」

需：有需求。「需」是主要動詞，後接受詞。如：必需品、需要一本書。
須：一定要。「須」是助動詞或副詞，後接動詞。如：必須走。

須，从彡、从頁，彡：毛髮之意，頁：頭顱之意，原指人的鬍鬚，後來被假借使用，只好加「髟」為「鬚」，以還原其意。如今，「須」字主要用在動詞及副詞；當動詞時，應當、等待之意，例如：必須、相須；當副詞時，短暫、必要之意，例如：須夷、須要。

需，部首為「雨」，原意是：遇到下雨而停止等待之意，古代官員等待補缺時，稱為「需次」。如今，「需」字主要用在名詞及動詞。當名詞時，指需要的東西，例如：軍需。當動詞時，必要、索取、遲疑之意，例如：必需、需要、需索、需緩…等。

須與需，都可以當動詞，但「須」字，具有強制性，所以「須知」不宜用「需知」；「需」字，較無強制性，所以「需求」不宜用「須求」。再者，「須」另可作副詞、「需」另可作名詞，因此「須要」及「必須」之後接動詞，「需要」及「必需」之後接名詞，例如：「我需要醫生的治療」用「需」，「我須要接受醫生的治療」用「須」；又如：「必需品」不用「必須品」，「業務之所需」不用「業務之所須」。

法律用字中，當「做」的「應與得」差別很大，「須與需」雖也有「做」的意思，但缺乏「應」非做不可的義務，卻無「得」有選擇不做的自由。《文書處理手冊》使用「須與需」的條文，非常多，例如：「…無須加蓋印信…」；「…如必須提供全文…」；「…須限時辦發…」；「…備齊各種必需之文件…」；「…得視實際需要…」；「…需會商之案件…」等，都有明確的區分。不過，「…如須送總收文人員編號登錄者…」與「…如需附送副本收受機或單位…」，就有些混淆。

公文用字講究精準，「須與需」有明確區分之必要。因此，強調動作的敘述用「須」，強調物件的敘述用「需」，例如：須提供全文，重在「提供」用「須」；需會商之案件，重在「案件」用「需」；再如：無須加蓋印信，重在「加蓋」用「須」；需蓋用印信者，重在「者」用「需」。

至於一般文章，除通用的「所需」、「需求」，「須知」、「無須」…等之外；若無法明確劃分「須與需」的用法，實在沒有過份要求之必要。

寫好公文的關鍵，公文複句

複句即形式上為2個以上的句子組成，各分句間具一定關係，而對公文初學者而言，撰寫公文之困難處為靈活精準地運用連接詞，表達各分句間的關係及邏輯，以形成一篇形式正確的公文。究其原因，係公文連接詞因歷史因素，與口語的連接詞迥異，初學者須花時間熟捻，是以連接詞運用，往往反映一個人公文程度。為該公門新手快速掌握，本文列示許多例句來說明這些公文各複句所使用之連接詞。

目的複句，表示為達到某種結果而作出的行動，分句表目的，另一分句表行動。

為…（目的句）爰…（行動句）

例句：

為全面檢視地方政府是否亦發生前開類似問題，爰再函請審計部轉所屬各地方審計處(室)協助查核。

…（行動句）以…（目的句）
例句：
各地方政府獲配之公益彩券盈餘，依法應專款專用於社會福利支出，以增進社會福利功能，

並列複句：由兩個或以上的分句並列組合而成，分句之間的關係是平行或相對的，沒有主次之分。這類複句多用「也」、「又」、「既……又……」、「一方面……另一方面……」等關聯詞語來聯結。

例句：我喜歡吃水果，也喜歡吃蔬菜。

承接複句：幾個分句一個接一個地敘述連續發生的動作或事情，分句之間有先後的順序。

…經…復於…接著…嗣…再於…復於…嗣後…最後…

例句：

本院為調查有關公益彩券盈餘分配供地方政府辦理社會福利之用，是否依法專款專用與實際運用效益，以及中央主管機關監督機制等情，經函請財政部、衛生福利部(下稱衛福部)、行政院主計總處及審計部就公益彩券盈餘分配基金之收支保管及運用相關問題，提供書面說明及相關卷證資料，復於民國(下同)104年10月至12月間分別至新竹縣政府、新竹市政府、苗栗縣政府、臺東縣政府及高雄市政府辦理簡報，並查閱該基金101年至104年所有支出之會計報告、帳簿、傳票及支出憑證等資料。接著，本院根據前揭實地查閱帳冊所發現之問題，函請審計部轉請其所屬新竹市審計室、苗栗縣審計室、臺東縣審計室及高雄市審計處派員協助查核。嗣為全面檢視地方政府是否亦發生前開類似問題，爰再函請審計部轉所屬各地方審計處(室)協助查核。

本院再於105年10月18日及21日赴宜蘭縣政府查閱相關帳冊，復於同年11月15日舉辦座談會，邀請立法院鍾佳濱委員、台灣彩券股份有限公司、原住民族委員會鍾興華副主任委員及王美蘋處長、屏東縣吳麗雪副縣長、新北市政府社會局張錦麗局長、臺北市政府社會局黃清高副局長等人提供實務意見；並於同年11月15日及12月2日舉辦2場諮詢會議，邀請國立台灣科技大學企業管理系劉代洋教授(已於107年2月任該校副校長)、國立政治大學財政系周麗芳教授、國立暨南國際大學社會政策與社會工作學系張英陣教授、朝陽科技大學社會工作系謝儒賢教授等人，提供專業意見。嗣後又再函請審計部協助更新及釐清部分統計數據及疑義事項，並轉請各地方審計處(室)協助查核105年各地方政府相關支出帳冊資料。最後依據調卷、實地查閱帳冊及審計機關派員查核等所得之相關資料，於106年11月7日詢問財政部蘇建榮政務次長、國庫署阮清華署長、衛福部社會及家庭署簡慧娟署長暨相關主管人員，再參酌財政部及衛福部於詢問後所補充之書面說明資料，以及蒐集相關統計資料，業經調查竣事。

選擇複句：由兩句或以上的分句組成，分別說出幾件事情或幾種情況，表示從中選擇一項，用「還是」、「或者……或者……」、「不是……就是……」等詞語來聯結。

例句：你想喝普洱，還是龍井？

遞進複句：由兩個或以上的分句組成，前一個分句表示一個意思，後一個分句在範圍、數量、程度、時間等方面所表示的意思則比前句更進一層。

除…外，復…
例句：我國預算法之基本架構，除依本法第4條規定基金分為普通基金與特種基金外，復於第16條規定預算分為總預算、單位預算、單位預算之分預算、附屬單位預算、附屬單位預算之分預算等5種。

不僅…更…

例句：

國立臺南大學不斷調整設校規劃，修正計畫十數次，校區建設延誤十餘年，不僅嚴重延宕計畫執行期程，更因校區設置計畫遲遲未能完成修正與核定，肇致耗資鉅額興建之七股校區公共設施工程，長期閒置，殊有不當，爰依法提案糾正。

因果複句：由前後兩個分句組成，前一個分句說明原因，後一個分句說出結果。

因…，肇致… 

例句：

國立臺南大學不斷調整設校規劃，修正計畫十數次，校區建設延誤十餘年，不僅嚴重延宕計畫執行期程，更因校區設置計畫遲遲未能完成修正與核定，肇致耗資鉅額興建之七股校區公共設施工程，長期閒置，殊有不當，爰依法提案糾正。

轉折複句：由兩個有轉折關係的分句組成，前後分句的意思相反或相對。

…惟…

例句：

各地方政府獲配之公益彩券盈餘，依法應專款專用於社會福利支出，以增進社會福利功能，惟財政部對於地方政府調借該盈餘分配款及納入集中支付之作法，卻缺乏相關查核監督機制，未能確保該基金或專戶之運用及設立目的不會因調借及集中支付之作法而有所影響及妨礙，核有疏失，爰依法提案糾正。

假設複句：由兩個有假設關係的分句組成，前面的分句假設一個情況，後面的分句說出假設情況一旦實現時所產生的結果。

如…須…

例句：本案D型、C型大門柱如涉拆除重新建行為，須依規定申請方可建築。

條件複句：由兩個有條件關係的分句組成，前面的分句提出條件，後面的分句說明在這種條件下所產生的結果。

如…須…

例句：本案D型、C型大門柱如涉拆除重新建行為，須依規定申請方可建築。

總分複句：分句與分句之間有總說和分說的關係。
     例句：世上只有兩種人， 一種是男人，一種是女人。

公文用語：經辦語

公文中有一種用語，稱為「經辦語」，用以陳述案件處理的經過，常用「已」、「經」、「業已」、「業經」等等。行政院《文書處理手冊》對「經辦語」並無特別規定，也沒有說明。

民國61年，行政院令頒《行政機關公文處理要點》規定：「處理案件經過用語，應儘量避免，必要時，可用『經』、『在案』等。」，

民國62年頒布《行政機關公文處理手冊》，則規定：「『在案』、『在卷』、『各在案』、『各在卷』處理經過語取消不用。」

「在案」雖規定取消不用，但現行公文內，仍處處可見，若不用該2字，並不影響文意表達，建議能不用則不用。至於「已」及「經」字，得視情況適切運用，茲將常用之經辦語，分別說明如下：
一、經：可單獨使用「經」字，亦可使用「業經」2字，或因處理過程的不同，加其他用字，例如：
（一）案經：敘述有案可稽的處理經過。
（二）現經、茲經：敘述目前正在處理的經過。
（三）頃經、甫經：敘述近期內所處理的過程。
（四）旋經、即經：敘述案情發生後，立即處理的經過。
（五）復經、嗣經、並經、續經：敘述處理一案之後，接續處理他案的經過。
（六）迭經、歷經：敘述一次又一次的處理經過。
（七）當經、須經：敘述案情必須先經過一種程序，才能處理另一個程序。
（八）非經、未經：敘述案情非經過一種程序，不能處理下一個程序。
（九）爰經：敘述總結以上案情，再須經過另一程序。

二、已：可單獨使用「已」字，亦可使用「業已」2字，或因不同情況，加其他用字，
例如：「現已」、「並已」、「已有」等等。
當「說明」一段，用來敘述案情處理的經過時，常用上述各種「經辦語」以為轉接。實務上，用「經」及「業經」等用語，最普遍；但也有使用「已」及「業已」等用語，鮮少使用「已經」2字；另外，不用「業已於」3字，僅用「業於」或「已於」2字即可。總之，撰擬公文，除力求精準之外，仍須表達通順，善用「經辦語」，不僅可以明確表示公文的意思，亦可使詞句曉暢，達成公文的作業要求。

公文用語：按語

「按語」用在一段的起頭，主要係在點出該段的意旨；「轉接詞」 則用在公文中間，主要係用以承下啟下，使語意更加順暢。因此，撰擬公文時，不論是簽或函等，宜如何正確、巧妙使用按語及轉接詞， 確實十分重要。玆將常見之按語及轉接詞之用法列舉如下，以供參考： 1、查─在第二段之後，要引敘有關依據、規定、狀況或事實時用。 2、復查（或再查）─要繼續敘述其他有關依據、規定、狀況或事實 時用。 8 3、另查─要敘述不同面向之有關規定、狀況及事實時用。 4、經查─於敘述指示或背景之後，接續要敘述所查明之有關規定、 狀況或事實時用。 5、案查─要敘述以往曾經做過之處理情形、或曾經辦理之有關檔存 資料時用。 6、惟查─要敘述所查明之反面有關規定或不同事實時用。 7、惟─要敘述不合之規定、困難所在、或需要顧慮之處等等反面因 素時用。 8、玆─「玆」為起敘語，或在行文中要開始導入正題時使用。另作 「此處」、「現在」用。 9、乃─為因應上述原因，接著要敘述採行之作法時用。 10、以─要敘述理由時用。 11、玆以─要轉向敘述緣由時用。 12、案經─要敘述有案可稽之處理經過情形時用。 13、甫經─要敘述於近期內，已經做的處理情形時用。 14、頃經─要敘述剛剛所做的處理情形時用。 15、經─要敘述已經做了怎樣之處理時用。 16、據時.玆據─在說明緣由後，要提出實施辦法或建議意見前，先 引據有關依用。 17、玆經─於事故發展過程中，要敘述已經做了怎樣處理時用。 18、復經─要繼續敘述已經做了怎樣之處理時用。 19、嗣經─要接續敘述時間在後，同時有銜接性、階段性或步驟性 之處理情形時用。 20、復以─要敘述另一個併列之因素時用。 21、按─在公文內，要分析道理時用。 22、爰─在公文內，承接上述事實或理由，要提出因應之做法時用。 23、至於─要轉向敘述另一個問題或部分時用。

公文用語：引述語

略以
略以是一個引述語，表示「大概是」的意思，若引用他人說詞或陳述因太過冗長，太占篇幅，僅再陳述其重點部分，絕不得扭曲其本意，並最好將原資當作簽呈附件或公文附件，通常放在引用其他機關某件公文中的一句話，就常用「略以(或略謂)」 
例如：「人事局00年00月00日○○○字第0000000000號略以，本年農曆春節假期，係自元月00日至2月00日止，…」；「行政院勞工委員會xx年xx月xx日勞動x字第xxxxxxxxxx號書函略以，公立大專校院、公立學術研究機構與其所進用 之國內外優秀高科技人才...」 

單引號 依行政院秘書處編印之文書處理手冊之附錄4 標點符號用法表，「」是用於： 
1.引用他人之詞句。2.特別著重之詞句。
如依照上述之用法，在引用他人之詞句時，「」裡之文字，除省略部分使用「......」（刪節號）外，其餘應照錄他人原文之詞句（即不改變原文詞句）才是正確的用法。